Par où commencer
- Conserver une copie datée du suivi existant avant toute reprise et relever sa période de couverture.
- Regrouper les lignes de même date et de même montant, puis vérifier leurs références.
- Examiner séparément les paiements récurrents de même montant qui sont réellement distincts. Conserver la référence des lignes déjà traitées pour éviter une nouvelle saisie.
Comparer une ligne de saisie à sa source
Comparez la référence bancaire, le sens du mouvement et le compte de contrepartie avant de marquer un doublon. Choisissez une opération déjà marquée comme traitée. Comparez la pièce, la référence et la date avec l’export existant, puis consignez l’écart exact.
Un exemple d’écart à examiner
Deux prélèvements du même fournisseur peuvent avoir le même montant sur deux contrats distincts. À l’inverse, une référence écrite différemment peut masquer le même paiement. Cette distinction sert de test sur le travail existant. Si le contrôle passe, gardez la correspondance et passez aux seules lignes restées ambiguës.
Chiffrer le reste à faire
Indiquez dans l’état de reprise les imports distincts à comparer et la proportion de lignes portant une référence bancaire fiable. Ajoutez le nombre de lignes contrôlées sur un mois témoin et le nombre de lignes qui ont demandé une recherche. Le cabinet disposera d’un point de départ concret pour estimer la suite.
Un point de comparaison tiré des appels
La comptabilité contient déjà des écritures. Avant de proposer une nouvelle saisie, il faut vérifier ce qui peut être repris dans l’export. Ce cas documente la demande formulée pendant l’appel. La fiche ci-dessus propose une méthode que vous pouvez appliquer à votre propre dossier.
Comment savoir ce qui reste à traiter ?
Marquez chaque ligne comme vérifiée, à documenter ou à reprendre. Utilisez la référence de transaction fournie par la banque pour rattacher le contrôle à une pièce identifiable et transmettez uniquement les écarts encore ouverts.