Par où commencer
- Demander un duplicata portant la référence de la facture initiale.
- Utiliser en premier les documents disponibles dans ces deux ensembles (duplicatas fournisseurs, bons de commande) pour cibler la demande de pièces.
- Inscrire la période couverte par chaque duplicata, son origine et les lignes qu’il permet de rapprocher.
Choisir le bon duplicata
Un fournisseur peut facturer plusieurs livraisons en une fois. Avant de demander autant de duplicatas que de débits, recherchez la périodicité de facturation. La recherche doit aboutir à une pièce qui permet d’identifier l’opération. Une seconde copie du même justificatif ne résout pas forcément le point ouvert.
Vérifier ce que la pièce retrouvée prouve
Dans la demande au fournisseur, indiquez période, commande, montant et référence du paiement si vous la connaissez. Notez dans votre inventaire ce que le document confirme, la période couverte et ce qui reste impossible à établir. Conservez le nom de l’interlocuteur habilité à fournir la pièce suivante.
Préparer la recherche avec le cabinet
Pour répartir les relances, détaillez le nombre de fournisseurs à relancer et le nombre de pièces restant introuvables après une première recherche. Séparez les documents demandés mais pas encore reçus de ceux dont le détenteur est inconnu. Le cabinet pourra préciser qui poursuit chaque recherche.
Un point de comparaison tiré des appels
L’entreprise textile relie le retard de ses bilans à des factures non transmises. Il faut vérifier précisément lesquelles restent nécessaires. Ce cas documente la demande formulée pendant l’appel. La fiche ci-dessus propose une méthode que vous pouvez appliquer à votre propre dossier.
Comment avancer quand une pièce reste introuvable ?
Conservez la demande et la réponse reçue. Indiquez au cabinet les rapprochements possibles à partir des pièces disponibles, en précisant quelle pièce permettrait de vérifier la référence du fournisseur et du paiement.