Par où commencer
- Conserver une copie datée du suivi existant avant toute reprise et relever sa période de couverture.
- Pointer les factures, avoirs et règlements fournisseur par fournisseur.
- Examiner séparément les acomptes légitimes et les paiements non affectés. Conserver la référence des lignes déjà traitées pour éviter une nouvelle saisie.
Comparer une ligne de saisie à sa source
Confrontez le relevé du fournisseur aux lignes ouvertes à la même date et distinguez les événements postérieurs. Choisissez une opération déjà marquée comme traitée. Comparez la pièce, la référence et la date avec l’export existant, puis consignez l’écart exact.
Un exemple d’écart à examiner
Un solde débiteur chez un fournisseur peut provenir d’un acompte, d’un avoir ou d’une facture absente. Remonter à la première ligne non expliquée est souvent plus efficace que comparer seulement le total. Cette distinction sert de test sur le travail existant. Si le contrôle passe, gardez la correspondance et passez aux seules lignes restées ambiguës.
Chiffrer le reste à faire
Indiquez dans l’état de reprise les comptes présentant un solde inexpliqué et l’existence de relevés fournisseurs indépendants. Ajoutez le nombre de lignes contrôlées sur un mois témoin et le nombre de lignes qui ont demandé une recherche. Le cabinet disposera d’un point de départ concret pour estimer la suite.
Un point de comparaison tiré des appels
Le bureau d’études attend son grand livre. Le bilan seul ne donne pas le détail de toutes les écritures à reprendre. Ce cas documente la demande formulée pendant l’appel. La fiche ci-dessus propose une méthode que vous pouvez appliquer à votre propre dossier.
Comment savoir ce qui reste à traiter ?
Marquez chaque ligne comme vérifiée, à documenter ou à reprendre. Utilisez le solde du relevé fournisseur à la même date pour rattacher le contrôle à une pièce identifiable et transmettez uniquement les écarts encore ouverts.