Par où commencer
- Demander un relevé détaillé au fournisseur pour la période concernée.
- Utiliser en premier les documents disponibles dans ces deux ensembles (relevés de comptes fournisseurs, preuves des paiements) pour cibler la demande de pièces.
- Inscrire la période couverte par chaque duplicata, son origine et les lignes qu’il permet de rapprocher.
Choisir le bon duplicata
Un solde débiteur chez un fournisseur peut provenir d’un acompte, d’un avoir ou d’une facture absente. Remonter à la première ligne non expliquée est souvent plus efficace que comparer seulement le total. La recherche doit aboutir à une pièce qui permet d’identifier l’opération. Une seconde copie du même justificatif ne résout pas forcément le point ouvert.
Vérifier ce que la pièce retrouvée prouve
Confrontez le relevé du fournisseur aux lignes ouvertes à la même date et distinguez les événements postérieurs. Notez dans votre inventaire ce que le document confirme, la période couverte et ce qui reste impossible à établir. Conservez le nom de l’interlocuteur habilité à fournir la pièce suivante.
Préparer la recherche avec le cabinet
Pour répartir les relances, détaillez les comptes présentant un solde inexpliqué et l’existence de relevés fournisseurs indépendants. Séparez les documents demandés mais pas encore reçus de ceux dont le détenteur est inconnu. Le cabinet pourra préciser qui poursuit chaque recherche.
Un point de comparaison tiré des appels
Le bureau d’études attend son grand livre. Le bilan seul ne donne pas le détail de toutes les écritures à reprendre. Ce cas documente la demande formulée pendant l’appel. La fiche ci-dessus propose une méthode que vous pouvez appliquer à votre propre dossier.
Comment avancer quand une pièce reste introuvable ?
Conservez la demande et la réponse reçue. Indiquez au cabinet les rapprochements possibles à partir des pièces disponibles, en précisant quelle pièce permettrait de vérifier le solde du relevé fournisseur à la même date.