Par où commencer
- Constituer un index des fichiers en indiquant leur période et leur version. Commencer par les documents suivants (exports déjà sauvegardés, inventaire des pièces jointes).
- Joindre un exemple vérifiable et signaler les liens vers des fichiers qui ne fonctionnent plus après résiliation dans une liste de points ouverts.
- Définir avec le cabinet le résultat de la mission, par exemple un inventaire des données réellement utilisables sans l’ancien abonnement.
Construire un échantillon de transmission
Testez un export dans un format lisible et relevez la date de la dernière pièce effectivement accessible. Préparez un exemple complet avec la donnée source, la pièce et votre explication. Ajoutez une seconde ligne pour laquelle vous demandez l’intervention du cabinet.
Rendre le point ouvert compréhensible
Une sauvegarde peut contenir les écritures et seulement des liens vers les justificatifs. Avant de considérer le dossier récupéré, essayez d’ouvrir une pièce hors du logiciel d’origine. Dans la note de passation, décrivez ce que vous savez et la vérification qui reste à faire. Le nouvel interlocuteur pourra partir du bon document sans reprendre toute l’enquête.
Délimiter la mission à commander
Dans votre demande, indiquez les logiciels à récupérer, les formats d’export et les pièces jointes conservées hors de l’abonnement. Précisez qui fournit les exports, qui recherche les pièces et sous quelle forme vous souhaitez recevoir les écarts expliqués et ceux restant ouverts.
Un point de comparaison tiré des appels
La comptabilité contient déjà des écritures. Avant de proposer une nouvelle saisie, il faut vérifier ce qui peut être repris dans l’export. Ce cas documente la demande formulée pendant l’appel. La fiche ci-dessus propose une méthode que vous pouvez appliquer à votre propre dossier.
Quelle précision demander dans le devis ?
Demandez quels exercices et quels contrôles sont compris, qui récupère les documents et sous quelle forme le résultat sera remis. Pour ce dossier, faites préciser comment le contrôle s’appuiera sur la dernière sauvegarde lisible hors du logiciel.