Par où commencer
- Découper les données par exercice et noter pour chacun la première et la dernière pièce disponibles.
- Suivre la dernière sauvegarde lisible hors du logiciel de part et d’autre de la date de clôture. Ouvrir un échantillon d’exports et contrôler les pièces associées.
- Documenter les liens vers des fichiers qui ne fonctionnent plus après résiliation dans un suivi commun lorsque plusieurs années sont concernées.
Suivre le même élément d’une année à l’autre
Une sauvegarde peut contenir les écritures et seulement des liens vers les justificatifs. Avant de considérer le dossier récupéré, essayez d’ouvrir une pièce hors du logiciel d’origine. À la frontière entre deux exercices, gardez le même identifiant sur les deux lignes concernées. Vous rendrez visible une continuité que deux tableaux indépendants pourraient masquer.
Faire un contrôle de passage
Testez un export dans un format lisible et relevez la date de la dernière pièce effectivement accessible. Relevez la dernière situation documentée avant la clôture et la première situation documentée après. Si un solde reste incertain, notez quelles opérations de l’année suivante en dépendent.
Comparer les volumes par exercice
Présentez pour chaque année les logiciels à récupérer, les formats d’export et les pièces jointes conservées hors de l’abonnement. Signalez les recherches effectuées une seule fois pour plusieurs périodes et les contrôles qui sont à répéter chaque année. Cette distinction permet de lire les différentes lignes du devis.
Un point de comparaison tiré des appels
La comptabilité contient déjà des écritures. Avant de proposer une nouvelle saisie, il faut vérifier ce qui peut être repris dans l’export. Ce cas documente la demande formulée pendant l’appel. La fiche ci-dessus propose une méthode que vous pouvez appliquer à votre propre dossier.
Comment éviter de traiter deux fois la même opération ?
Donnez une référence stable à chaque opération qui traverse une clôture. Indiquez dans quel exercice elle apparaît, où elle se dénoue et quelle pièce confirme ce lien. Le point d’arrivée du travail est un inventaire des données réellement utilisables sans l’ancien abonnement.