Par où commencer
- Demander une extraction des données et des pièces à l’interlocuteur habilité.
- Utiliser en premier les documents disponibles dans ces deux ensembles (inventaire des pièces jointes, coordonnées de l’éditeur) pour cibler la demande de pièces.
- Inscrire la période couverte par chaque duplicata, son origine et les lignes qu’il permet de rapprocher.
Choisir le bon duplicata
Une sauvegarde peut contenir les écritures et seulement des liens vers les justificatifs. Avant de considérer le dossier récupéré, essayez d’ouvrir une pièce hors du logiciel d’origine. La recherche doit aboutir à une pièce qui permet d’identifier l’opération. Une seconde copie du même justificatif ne résout pas forcément le point ouvert.
Vérifier ce que la pièce retrouvée prouve
Testez un export dans un format lisible et relevez la date de la dernière pièce effectivement accessible. Notez dans votre inventaire ce que le document confirme, la période couverte et ce qui reste impossible à établir. Conservez le nom de l’interlocuteur habilité à fournir la pièce suivante.
Préparer la recherche avec le cabinet
Pour répartir les relances, détaillez les logiciels à récupérer, les formats d’export et les pièces jointes conservées hors de l’abonnement. Séparez les documents demandés mais pas encore reçus de ceux dont le détenteur est inconnu. Le cabinet pourra préciser qui poursuit chaque recherche.
Un point de comparaison tiré des appels
La comptabilité contient déjà des écritures. Avant de proposer une nouvelle saisie, il faut vérifier ce qui peut être repris dans l’export. Ce cas documente la demande formulée pendant l’appel. La fiche ci-dessus propose une méthode que vous pouvez appliquer à votre propre dossier.
Comment avancer quand une pièce reste introuvable ?
Conservez la demande et la réponse reçue. Indiquez au cabinet les rapprochements possibles à partir des pièces disponibles, en précisant quelle pièce permettrait de vérifier la dernière sauvegarde lisible hors du logiciel.