Par où commencer
- Conserver une copie datée du suivi existant avant toute reprise et relever sa période de couverture.
- Relier loyers appelés, sommes encaissées et virement net pour chaque bien.
- Examiner séparément les dépôts de garantie et les provisions inclus dans le mouvement. Conserver la référence des lignes déjà traitées pour éviter une nouvelle saisie.
Comparer une ligne de saisie à sa source
Rapprochez le lot locatif et le mois du relevé de gestion avant d’affecter le virement au bien. Choisissez une opération déjà marquée comme traitée. Comparez la pièce, la référence et la date avec l’export existant, puis consignez l’écart exact.
Un exemple d’écart à examiner
Le virement de l’administrateur peut regrouper des loyers nets pour plusieurs logements. Les honoraires, les provisions et les dépôts de garantie peuvent modifier ce montant. Cette distinction sert de test sur le travail existant. Si le contrôle passe, gardez la correspondance et passez aux seules lignes restées ambiguës.
Chiffrer le reste à faire
Indiquez dans l’état de reprise les logements, les gestionnaires et les relevés qui comportent des reversements groupés. Ajoutez le nombre de lignes contrôlées sur un mois témoin et le nombre de lignes qui ont demandé une recherche. Le cabinet disposera d’un point de départ concret pour estimer la suite.
Un point de comparaison tiré des appels
L’appel porte sur deux activités dont les comptes annuels restent à établir. Leur reprise nécessite deux jeux de pièces. Ce cas documente la demande formulée pendant l’appel. La fiche ci-dessus propose une méthode que vous pouvez appliquer à votre propre dossier.
Comment savoir ce qui reste à traiter ?
Marquez chaque ligne comme vérifiée, à documenter ou à reprendre. Utilisez le lot ou le bien auquel correspond le reversement pour rattacher le contrôle à une pièce identifiable et transmettez uniquement les écarts encore ouverts.