Par où commencer
- Demander le relevé détaillé du gestionnaire pour les mois concernés.
- Utiliser en premier les documents disponibles dans ces deux ensembles (baux et appels de loyers, relevés bancaires) pour cibler la demande de pièces.
- Inscrire la période couverte par chaque duplicata, son origine et les lignes qu’il permet de rapprocher.
Choisir le bon duplicata
Le virement de l’administrateur peut regrouper des loyers nets pour plusieurs logements. Les honoraires, les provisions et les dépôts de garantie peuvent modifier ce montant. La recherche doit aboutir à une pièce qui permet d’identifier l’opération. Une seconde copie du même justificatif ne résout pas forcément le point ouvert.
Vérifier ce que la pièce retrouvée prouve
Rapprochez le lot locatif et le mois du relevé de gestion avant d’affecter le virement au bien. Notez dans votre inventaire ce que le document confirme, la période couverte et ce qui reste impossible à établir. Conservez le nom de l’interlocuteur habilité à fournir la pièce suivante.
Préparer la recherche avec le cabinet
Pour répartir les relances, détaillez les logements, les gestionnaires et les relevés qui comportent des reversements groupés. Séparez les documents demandés mais pas encore reçus de ceux dont le détenteur est inconnu. Le cabinet pourra préciser qui poursuit chaque recherche.
Un point de comparaison tiré des appels
L’appel porte sur deux activités dont les comptes annuels restent à établir. Leur reprise nécessite deux jeux de pièces. Ce cas documente la demande formulée pendant l’appel. La fiche ci-dessus propose une méthode que vous pouvez appliquer à votre propre dossier.
Comment avancer quand une pièce reste introuvable ?
Conservez la demande et la réponse reçue. Indiquez au cabinet les rapprochements possibles à partir des pièces disponibles, en précisant quelle pièce permettrait de vérifier le lot ou le bien auquel correspond le reversement.