Par où commencer
- Télécharger le rapport détaillé du lot dans l’espace vendeur.
- Utiliser en premier les documents disponibles dans ces deux ensembles (détail des commandes et remboursements, relevés bancaires) pour cibler la demande de pièces.
- Inscrire la période couverte par chaque duplicata, son origine et les lignes qu’il permet de rapprocher.
Choisir le bon duplicata
Un lot peut réunir dix ventes, déduire deux retours et retenir une commission. Le montant net reçu ne décrit donc pas à lui seul les ventes à examiner. La recherche doit aboutir à une pièce qui permet d’identifier l’opération. Une seconde copie du même justificatif ne résout pas forcément le point ouvert.
Vérifier ce que la pièce retrouvée prouve
Gardez l’identifiant du versement sur chaque ligne du rapport et conservez les lots à cheval sur deux mois. Notez dans votre inventaire ce que le document confirme, la période couverte et ce qui reste impossible à établir. Conservez le nom de l’interlocuteur habilité à fournir la pièce suivante.
Préparer la recherche avec le cabinet
Pour répartir les relances, détaillez le nombre de plateformes, de devises et de lots dont le rapport détaillé est récupérable. Séparez les documents demandés mais pas encore reçus de ceux dont le détenteur est inconnu. Le cabinet pourra préciser qui poursuit chaque recherche.
Un point de comparaison tiré des appels
Les dates de facture et de paiement ne coïncident pas. Une reprise fiable conserve les deux dates au lieu de supposer qu’elles désignent la même opération. Ce cas documente la demande formulée pendant l’appel. La fiche ci-dessus propose une méthode que vous pouvez appliquer à votre propre dossier.
Comment avancer quand une pièce reste introuvable ?
Conservez la demande et la réponse reçue. Indiquez au cabinet les rapprochements possibles à partir des pièces disponibles, en précisant quelle pièce permettrait de vérifier l’identifiant du lot de versement.