Par où commencer
- Récupérer le détail des lots auprès de l’acquéreur monétique.
- Utiliser en premier les documents disponibles dans ces deux ensembles (clôtures de caisse, relevés du compte d’encaissement) pour cibler la demande de pièces.
- Inscrire la période couverte par chaque duplicata, son origine et les lignes qu’il permet de rapprocher.
Choisir le bon duplicata
Plusieurs télécollectes peuvent être regroupées dans un seul crédit bancaire. Quand le versement arrive net de frais, comparer directement le ticket à la banque crée un écart artificiel. La recherche doit aboutir à une pièce qui permet d’identifier l’opération. Une seconde copie du même justificatif ne résout pas forcément le point ouvert.
Vérifier ce que la pièce retrouvée prouve
Notez le terminal, le numéro de lot, le brut, les frais éventuels et le net crédité. Notez dans votre inventaire ce que le document confirme, la période couverte et ce qui reste impossible à établir. Conservez le nom de l’interlocuteur habilité à fournir la pièce suivante.
Préparer la recherche avec le cabinet
Pour répartir les relances, détaillez les terminaux, les comptes d’encaissement et les lots encore sans correspondance bancaire. Séparez les documents demandés mais pas encore reçus de ceux dont le détenteur est inconnu. Le cabinet pourra préciser qui poursuit chaque recherche.
Un point de comparaison tiré des appels
Le restaurateur indique qu’aucune déclaration de TVA n’a été faite. Un contrôle de l’historique précise les périodes concernées. Ce cas documente la demande formulée pendant l’appel. La fiche ci-dessus propose une méthode que vous pouvez appliquer à votre propre dossier.
Comment avancer quand une pièce reste introuvable ?
Conservez la demande et la réponse reçue. Indiquez au cabinet les rapprochements possibles à partir des pièces disponibles, en précisant quelle pièce permettrait de vérifier la référence de télécollecte.