Par où commencer
- Constituer un index des fichiers en indiquant leur période et leur version. Commencer par les documents suivants (export des écritures, fichier bancaire importé).
- Joindre un exemple vérifiable et signaler les paiements récurrents de même montant qui sont réellement distincts dans une liste de points ouverts.
- Définir avec le cabinet le résultat de la mission, par exemple une liste de doublons confirmés séparée des simples ressemblances.
Construire un échantillon de transmission
Comparez la référence bancaire, le sens du mouvement et le compte de contrepartie avant de marquer un doublon. Préparez un exemple complet avec la donnée source, la pièce et votre explication. Ajoutez une seconde ligne pour laquelle vous demandez l’intervention du cabinet.
Rendre le point ouvert compréhensible
Deux prélèvements du même fournisseur peuvent avoir le même montant sur deux contrats distincts. À l’inverse, une référence écrite différemment peut masquer le même paiement. Dans la note de passation, décrivez ce que vous savez et la vérification qui reste à faire. Le nouvel interlocuteur pourra partir du bon document sans reprendre toute l’enquête.
Délimiter la mission à commander
Dans votre demande, indiquez les imports distincts à comparer et la proportion de lignes portant une référence bancaire fiable. Précisez qui fournit les exports, qui recherche les pièces et sous quelle forme vous souhaitez recevoir les écarts expliqués et ceux restant ouverts.
Un point de comparaison tiré des appels
La comptabilité contient déjà des écritures. Avant de proposer une nouvelle saisie, il faut vérifier ce qui peut être repris dans l’export. Ce cas documente la demande formulée pendant l’appel. La fiche ci-dessus propose une méthode que vous pouvez appliquer à votre propre dossier.
Quelle précision demander dans le devis ?
Demandez quels exercices et quels contrôles sont compris, qui récupère les documents et sous quelle forme le résultat sera remis. Pour ce dossier, faites préciser comment le contrôle s’appuiera sur la référence de transaction fournie par la banque.