Par où commencer
- Retrouver le journal et la date de chaque import.
- Utiliser en premier les documents disponibles dans ces deux ensembles (fichier bancaire importé, relevés au format PDF) pour cibler la demande de pièces.
- Inscrire la période couverte par chaque duplicata, son origine et les lignes qu’il permet de rapprocher.
Choisir le bon duplicata
Deux prélèvements du même fournisseur peuvent avoir le même montant sur deux contrats distincts. À l’inverse, une référence écrite différemment peut masquer le même paiement. La recherche doit aboutir à une pièce qui permet d’identifier l’opération. Une seconde copie du même justificatif ne résout pas forcément le point ouvert.
Vérifier ce que la pièce retrouvée prouve
Comparez la référence bancaire, le sens du mouvement et le compte de contrepartie avant de marquer un doublon. Notez dans votre inventaire ce que le document confirme, la période couverte et ce qui reste impossible à établir. Conservez le nom de l’interlocuteur habilité à fournir la pièce suivante.
Préparer la recherche avec le cabinet
Pour répartir les relances, détaillez les imports distincts à comparer et la proportion de lignes portant une référence bancaire fiable. Séparez les documents demandés mais pas encore reçus de ceux dont le détenteur est inconnu. Le cabinet pourra préciser qui poursuit chaque recherche.
Un point de comparaison tiré des appels
La comptabilité contient déjà des écritures. Avant de proposer une nouvelle saisie, il faut vérifier ce qui peut être repris dans l’export. Ce cas documente la demande formulée pendant l’appel. La fiche ci-dessus propose une méthode que vous pouvez appliquer à votre propre dossier.
Comment avancer quand une pièce reste introuvable ?
Conservez la demande et la réponse reçue. Indiquez au cabinet les rapprochements possibles à partir des pièces disponibles, en précisant quelle pièce permettrait de vérifier la référence de transaction fournie par la banque.