Par où commencer
- Conserver une copie datée du suivi existant avant toute reprise et relever sa période de couverture.
- Faire correspondre chaque paiement avec un fournisseur et une commande identifiable.
- Examiner séparément les abonnements regroupés sur une même facture. Conserver la référence des lignes déjà traitées pour éviter une nouvelle saisie.
Comparer une ligne de saisie à sa source
Dans la demande au fournisseur, indiquez période, commande, montant et référence du paiement si vous la connaissez. Choisissez une opération déjà marquée comme traitée. Comparez la pièce, la référence et la date avec l’export existant, puis consignez l’écart exact.
Un exemple d’écart à examiner
Un fournisseur peut facturer plusieurs livraisons en une fois. Avant de demander autant de duplicatas que de débits, recherchez la périodicité de facturation. Cette distinction sert de test sur le travail existant. Si le contrôle passe, gardez la correspondance et passez aux seules lignes restées ambiguës.
Chiffrer le reste à faire
Indiquez dans l’état de reprise le nombre de fournisseurs à relancer et le nombre de pièces restant introuvables après une première recherche. Ajoutez le nombre de lignes contrôlées sur un mois témoin et le nombre de lignes qui ont demandé une recherche. Le cabinet disposera d’un point de départ concret pour estimer la suite.
Un point de comparaison tiré des appels
L’entreprise textile relie le retard de ses bilans à des factures non transmises. Il faut vérifier précisément lesquelles restent nécessaires. Ce cas documente la demande formulée pendant l’appel. La fiche ci-dessus propose une méthode que vous pouvez appliquer à votre propre dossier.
Comment savoir ce qui reste à traiter ?
Marquez chaque ligne comme vérifiée, à documenter ou à reprendre. Utilisez la référence du fournisseur et du paiement pour rattacher le contrôle à une pièce identifiable et transmettez uniquement les écarts encore ouverts.