Par où commencer
- Constituer un index des fichiers en indiquant leur période et leur version. Commencer par les documents suivants (liste des paiements concernés, duplicatas fournisseurs).
- Joindre un exemple vérifiable et signaler les abonnements regroupés sur une même facture dans une liste de points ouverts.
- Définir avec le cabinet le résultat de la mission, par exemple une liste des justificatifs retrouvés et des paiements encore sans pièce.
Construire un échantillon de transmission
Dans la demande au fournisseur, indiquez période, commande, montant et référence du paiement si vous la connaissez. Préparez un exemple complet avec la donnée source, la pièce et votre explication. Ajoutez une seconde ligne pour laquelle vous demandez l’intervention du cabinet.
Rendre le point ouvert compréhensible
Un fournisseur peut facturer plusieurs livraisons en une fois. Avant de demander autant de duplicatas que de débits, recherchez la périodicité de facturation. Dans la note de passation, décrivez ce que vous savez et la vérification qui reste à faire. Le nouvel interlocuteur pourra partir du bon document sans reprendre toute l’enquête.
Délimiter la mission à commander
Dans votre demande, indiquez le nombre de fournisseurs à relancer et le nombre de pièces restant introuvables après une première recherche. Précisez qui fournit les exports, qui recherche les pièces et sous quelle forme vous souhaitez recevoir les écarts expliqués et ceux restant ouverts.
Un point de comparaison tiré des appels
L’entreprise textile relie le retard de ses bilans à des factures non transmises. Il faut vérifier précisément lesquelles restent nécessaires. Ce cas documente la demande formulée pendant l’appel. La fiche ci-dessus propose une méthode que vous pouvez appliquer à votre propre dossier.
Quelle précision demander dans le devis ?
Demandez quels exercices et quels contrôles sont compris, qui récupère les documents et sous quelle forme le résultat sera remis. Pour ce dossier, faites préciser comment le contrôle s’appuiera sur la référence du fournisseur et du paiement.