Par où commencer
- Faire correspondre chaque paiement avec un fournisseur et une commande identifiable.
- Établir deux colonnes dans le suivi. Y séparer les opérations expliquées et celles qui demandent encore une pièce.
- Faire examiner les abonnements regroupés sur une même facture avant de considérer le dossier comme complet.
Un exemple pour ouvrir le dossier
Un fournisseur peut facturer plusieurs livraisons en une fois. Avant de demander autant de duplicatas que de débits, recherchez la périodicité de facturation. Commencez sur un mouvement identifiable avant d’étendre la recherche à tout l’exercice.
Le contrôle à conserver
Dans la demande au fournisseur, indiquez période, commande, montant et référence du paiement si vous la connaissez. Annotez la pièce témoin et la ligne du suivi correspondante. Vous pourrez reproduire ce contrôle sur un second mois pour voir si la difficulté se répète.
Ce qui fait varier le travail
Pour décrire le volume à reprendre, relevez le nombre de fournisseurs à relancer et le nombre de pièces restant introuvables après une première recherche. Ajoutez un exemple de ligne expliquée et un exemple encore bloqué. Ces deux exemples aident à distinguer une recherche ponctuelle d’un traitement à répéter.
Un point de comparaison tiré des appels
L’entreprise textile relie le retard de ses bilans à des factures non transmises. Il faut vérifier précisément lesquelles restent nécessaires. Ce cas documente la demande formulée pendant l’appel. La fiche ci-dessus propose une méthode que vous pouvez appliquer à votre propre dossier.
Que doit montrer ce premier diagnostic ?
Le résultat attendu est une liste des justificatifs retrouvés et des paiements encore sans pièce. Il permet de délimiter les travaux utiles avant de demander un devis.