Par où commencer
- Conserver une copie datée du suivi existant avant toute reprise et relever sa période de couverture.
- Reconstituer la liste des factures couvertes par chaque paiement groupé.
- Examiner séparément les avoirs ou escomptes qui modifient le montant réellement dû. Conserver la référence des lignes déjà traitées pour éviter une nouvelle saisie.
Comparer une ligne de saisie à sa source
Demandez l’avis de règlement, vérifiez les avoirs puis laissez apparaître la part non affectée. Choisissez une opération déjà marquée comme traitée. Comparez la pièce, la référence et la date avec l’export existant, puis consignez l’écart exact.
Un exemple d’écart à examiner
Un virement global peut solder deux factures et n’en régler qu’une partie d’une troisième. Un rapprochement par montant seul laisserait à tort certains soldes ouverts. Cette distinction sert de test sur le travail existant. Si le contrôle passe, gardez la correspondance et passez aux seules lignes restées ambiguës.
Chiffrer le reste à faire
Indiquez dans l’état de reprise les comptes clients à examiner et le nombre de règlements groupés ou partiels. Ajoutez le nombre de lignes contrôlées sur un mois témoin et le nombre de lignes qui ont demandé une recherche. Le cabinet disposera d’un point de départ concret pour estimer la suite.
Un point de comparaison tiré des appels
Le bureau d’études attend son grand livre. Le bilan seul ne donne pas le détail de toutes les écritures à reprendre. Ce cas documente la demande formulée pendant l’appel. La fiche ci-dessus propose une méthode que vous pouvez appliquer à votre propre dossier.
Comment savoir ce qui reste à traiter ?
Marquez chaque ligne comme vérifiée, à documenter ou à reprendre. Utilisez la référence communiquée par le client pour rattacher le contrôle à une pièce identifiable et transmettez uniquement les écarts encore ouverts.