Ventes et encaissements

Des factures clients encore ouvertes après paiement — retrouver les pièces manquantes

Le client a payé plusieurs factures avec un seul virement. Si une pièce manque, notez précisément ce que son absence empêche de vérifier. Une date ou un montant isolé ne permet pas toujours de relier deux opérations.

Deux professionnels examinent ensemble des documents comptables.

Par où commencer

Demander l’avis de règlement quand le libellé bancaire est trop court.
Utiliser en premier les documents disponibles dans ces deux ensembles (factures et avoirs, détail des virements reçus) pour cibler la demande de pièces.
Inscrire la période couverte par chaque duplicata, son origine et les lignes qu’il permet de rapprocher.

Choisir le bon duplicata

Un virement global peut solder deux factures et n’en régler qu’une partie d’une troisième. Un rapprochement par montant seul laisserait à tort certains soldes ouverts. La recherche doit aboutir à une pièce qui permet d’identifier l’opération. Une seconde copie du même justificatif ne résout pas forcément le point ouvert.

Vérifier ce que la pièce retrouvée prouve

Demandez l’avis de règlement, vérifiez les avoirs puis laissez apparaître la part non affectée. Notez dans votre inventaire ce que le document confirme, la période couverte et ce qui reste impossible à établir. Conservez le nom de l’interlocuteur habilité à fournir la pièce suivante.

Préparer la recherche avec le cabinet

Pour répartir les relances, détaillez les comptes clients à examiner et le nombre de règlements groupés ou partiels. Séparez les documents demandés mais pas encore reçus de ceux dont le détenteur est inconnu. Le cabinet pourra préciser qui poursuit chaque recherche.

Un point de comparaison tiré des appels

Le bureau d’études attend son grand livre. Le bilan seul ne donne pas le détail de toutes les écritures à reprendre. Ce cas documente la demande formulée pendant l’appel. La fiche ci-dessus propose une méthode que vous pouvez appliquer à votre propre dossier.

Comment avancer quand une pièce reste introuvable ?

Conservez la demande et la réponse reçue. Indiquez au cabinet les rapprochements possibles à partir des pièces disponibles, en précisant quelle pièce permettrait de vérifier la référence communiquée par le client.

Échange du cabinet en lien avec cette situation

Cas associé : Le grand livre manque au dossier de reprise. Cette fiche propose une méthode de travail qui peut dépasser les faits décrits dans l’appel.

Transcription anonymisée. Les passages contenant des informations identifiantes sont masqués. Les propos rapportés décrivent le dossier au moment de l’appel.

Lire la transcription de l’appel · 59 prises de parole

Conseiller: Oui, allô?
Appelant: Ouais, bon, en tout cas, mon correspondant m'a dit je suis pas assez plein d'appels, [passage anonymisé] Donc voilà, je suis à
Conseiller: OK, ça nous laisse le temps. [passage anonymisé] c'est parfait. Donc aujourd'hui, quel est votre secteur d'activité?
Appelant: bureau d'études à
Conseiller: Bureau d'études. OK. Et vous êtes basé à quel endroit?
Appelant: [passage anonymisé]
Conseiller: OK. Votre expert-comptable, [passage anonymisé]
Appelant: Exactement, ouais, tout à fait.
Conseiller: OK, c'est important que le prochain expert-comptable soit local ou alors c'est pas forcément un sujet tant qu'il fait le taf, c'est possible.
Appelant: [passage anonymisé] donc faut connaître un peu quoi.
Conseiller: OK,
Appelant: Je suis un fan des flux.
Conseiller: d'accord, [passage anonymisé] c'est bon. Globalement. OK, super clair. En termes de volume d'activité, est-ce que vous pourriez m'en dire un peu plus, par exemple sur votre chiffre d'affaires, sur si vous avez des salariés,
Conseiller: combien est-ce que vous émettez de factures? OK, d'accord.
Appelant: Alors, pas de salariés.
Appelant: Je connais ça par cœur. Pas de salariés, [passage anonymisé] voilà le chiffre d'affaires. C'est une de mes boîtes, j'en ai plusieurs. Et celle-là, elle fait, on va faire à tout casser [nombre anonymisé] factures dans le mois, dans l'année pardon, dans l'année. C'est [nombre anonymisé] factures dans le mois, c'est pas des masses.
Conseiller: OK, d'accord, super clair. Aujourd'hui, [passage anonymisé]
Appelant: Essentiellement prestation de service, on ne fait pas de vente à part quand je fais un peu de sous-traitance, donc je revends ce que je sous-traite.
Appelant: [passage anonymisé] ça se résume à ça.
Conseiller: OK, OK,
Conseiller: d'accord. En termes de frais comptables aujourd'hui, est-ce que vous payez globalement, en fait, combien est-ce que vous payez votre cabinet? Est-ce que vous trouvez ça trop cher ou est-ce que c'est pas du tout un sujet et vous payez normalement le tarif?
Appelant: Il était beaucoup plus cher que mon cabinet normal parce que vous avez vu que sur une boîte comme ça, il n'y a rien à faire, c'est que de la marge. Il y a des factures, c'est le loyer,
Conseiller: Oui,
Appelant: c'est un peu de sous-traitance, [passage anonymisé] quelques restos, ça fait chier. Mon ancien expert-comptable prenait [nombre anonymisé] balles par an avec le bilan et celui-ci me prend [nombre anonymisé],
Conseiller: OK, OK, d'accord.
Appelant: soi-disant de faire du [nom anonymisé] que je n'ai pas vu arriver. Donc là, pour le coup, [passage anonymisé] c'est exorbitant pour ce qu'il fait. C'est une TVA par mois,
Appelant: c'est tout quoi. Il y a un bilan et encore j'ai corrigé le bilan, c'est pas possible.
Conseiller: OK, effectivement, d'accord.
Conseiller: OK, il y a eu des erreurs sur le bilan.
Appelant: En fait, il n'a pas tenu compte des dons que j'avais faits, il restait sur la veine de l'ancienne règle des [nombre anonymisé]%, en disant le truc que ça ne correspondait pas. Il n'avait pas lu qu'on avait fait une distribution non proportionnelle au nombre de parts. Bon voilà, et donc on s'est un peu pris la tête là-dessus. Voilà, donc du coup j'ai une confiance très modérée. [passage anonymisé] ça va pas du tout. Et comme je pense qu'il fait tout à l'extérieur, donc il a même pas la vue de ce qu'il fait, quoi.
Conseiller: OK, [passage anonymisé] là je pense que j'ai un expert-comptable qui correspond plutôt bien à ce que vous faites, surtout parce que vous faites de la prestation de service, sinon j'aurais pas pensé à lui, [passage anonymisé] que ce que vous avez aujourd'hui. C'est un cabinet qui travaille [nombre anonymisé]% en digital, je sais pas si ça vous va, [passage anonymisé] votre activité comme vous l'avez dit C'est quelques factures sans complexité et ça vaudrait le coup d'aller chercher de la presta qui est à distance parce que ça vous reviendrait beaucoup moins cher.
Appelant: En fait, je ne suis pas à chercher forcément un prix. C'est sûr que du digital pour ce qu'il y a à faire, ça correspondrait quoi. [passage anonymisé] discuter avec lui. Vous voyez ce que je veux dire? Là, j'ai une relation très tendue avec celui-là et ça ne me convient pas. Donc en fait,
Conseiller: OK.
Appelant: [passage anonymisé] moi ça me va aussi. Si vous avez un prêt négocié, tout ça, OK, moi ça me va aussi. [passage anonymisé] Ce que je veux, c'est du service. Je l'appelle, on a une question à se poser, je lui dis voilà, je vais faire cette dépense-là, tu en penses quoi? Voilà, sinon je me mettrais directement sur un truc sur internet, je mettrais ça dessus. [passage anonymisé] il y a quand même quelques problèmes, il y a quelques problématiques fiscales, je connais un peu. Voilà, c'est pour ça que comme ça je suis tombé sur votre truc.
Conseiller: OK, d'accord,
Appelant: [passage anonymisé]
Conseiller: OK, je me posais la question, j'ai tenté, [passage anonymisé]
Appelant: Non, voilà, [passage anonymisé] S'il ne peut pas appeler dans la journée, [passage anonymisé] Ce n'est pas très grave, [passage anonymisé] donc il ne sait plus où il en est, moi j'en suis. Donc voilà, je lui ai demandé de me donner le grand livre pour que je puisse le balancer. [passage anonymisé] bon voilà, je ne vais pas pouvoir tout lui non plus, [passage anonymisé]
Conseiller: Ah d'accord, OK, oui effectivement, ça commence à faire un peu tard. OK.
Appelant: Donc voilà, c'est pour ça que là ce n'est plus possible. Donc là je vais l'appeler, je pense qu'on va se bagarrer, [passage anonymisé] Qu'il me donne bien, on se sépare et puis c'est tout. Je sais pas, [passage anonymisé] il faut déjà qu'il m'a chipé une comptabilité, je veux qu'elle soit propre quand je la récupère. Il y aura probablement dans l'approche qu'il y a à faire entre avec le nouveau expert-comptable, c'est une vérification sur les [nombre anonymisé] dernières années, savoir si tout est OK. Parce que par exemple, je donne un exemple, je travaille avec la [nom anonymisé], j'ai pas de TVA à payer, d'accord? C'est là-bas, c'est un article spécial, on paie pas de TVA. C'est que du hors taxe.
Conseiller: Oui, bien sûr.
Appelant: Donc quand je vois le montant de TVA que je paie, je me dis il a peut-être, alors c'est toujours une supposition, [passage anonymisé] hop c'est parti.
Appelant: [passage anonymisé] il y a peut-être [nombre anonymisé] qui ne sont pas soumis à TVA. [passage anonymisé] voilà donc
Conseiller: Ouais.
Conseiller: D'accord, OK, donc c'est perdu. OK.
Appelant: [passage anonymisé] Donc voilà, dans l'approche avec le nouvel expert-comptable, je voudrais qu'il fasse une petite vérification, que tout est OK, que le compte courant d'associé est bon. Pareil, le compte courant d'associé n'était pas bon. On avait une distribution qui est non proportionnelle au nombre de parts. [passage anonymisé] Voilà. [passage anonymisé] C'est de la comptabilité basique. C'est tout ce qu'il y a à faire. Ce n'est pas sorcier. [passage anonymisé] faut que je lui dise, et c'est toujours pas bon.
Conseiller: OK.
Appelant: Donc voilà, c'est pas possible. C'est pour ça que je voudrais quand même une vérification. Est-ce que ça a repris ou pas? Voilà. Et du coup, j'ai pas libéré l'argent du compte parce que j'étais en doute. Donc je veux pas faire de bêtises. Donc voilà, c'est dans cette première approche qu'on aura avec le cas que vous me ramenez, une petite vérif, on jette un œil, on fait par sondage,
Conseiller: Oui, OK.
Appelant: Elle n'est pas longue, elle n'est pas grande la [nom anonymisé], [passage anonymisé] que si jamais on a un contrôle, [passage anonymisé] eh bien on sait où on est, on ne se dit pas tiens c'est l'autre comptable qui a déconné. Voilà, [passage anonymisé] c'est clair?
Conseiller: OK, [passage anonymisé] j'ai beaucoup d'informations là, c'est parfait. Justement, vous m'avez donné tout ce qu'il fallait pour avoir justement le bon filtre. Donc clairement, en fait, il faut pas aller sur un cabinet en ligne, vous m'avez dit, plus sur quelqu'un qui est indépendant, j'ai l'impression, indépendant, ou alors petit cabinet avec [nombre anonymisé] collaborateurs max. Comme ça, vous êtes en direct avec l'expert-comptable et il répond de manière réactive.
Appelant: Voilà, voilà, voilà, c'est ce qu'il s'agit. Alors normalement, c'est toujours pareil, c'est que je me pose la question, c'est souvent les cabinets comptables, normalement ils sont débordés. Donc si vous en avez d'autres en ligne à récupérer, c'est qu'ils ne le sont pas encore ou ils sont débutants. Voilà, pour Il faut quelqu'un qui soit un peu au fait de ce qui se passe aujourd'hui. Les lois bougent beaucoup. Moi, dans mon métier, en un an, j'ai plein de lois qui ont changé. C'est le bordel.
Conseiller: OK, d'accord.
Appelant: Donc il faut que je me reprenne dessus, que je relise tout. Et bon, il y a des anciens qui ne regardent pas forcément, ou vivent sur leurs acquis. Les nouveaux sont plus un peu à la page. [passage anonymisé] Donc il y a plein de choses qui se font de façon très automatique. C'est pour ça que le digital, je suis entièrement d'accord. En fait, on envoie les trucs, c'est directement scanné. C'est directement scanné et c'est directement mis dans les bonnes cases. [passage anonymisé] Vous savez exactement où on en est. J'attends de vos nouvelles. [passage anonymisé]
Conseiller: OK, [passage anonymisé] vous avez des dispos, [passage anonymisé]
Appelant: [passage anonymisé]
Conseiller: Allez, ça marche, je vous envoie ça. Très bonne journée,
Appelant: Merci. Au revoir.
Conseiller: au revoir.

À la carte

Reprise de la tenue comptable

Les écritures de la période convenue, un rapprochement avec les relevés et une liste des opérations restant à justifier.

Choisir cette prestation →

Pour aller plus loin

Cas pratique

L’activité a démarré et je ne vois pas ma comptabilité

Depuis le démarrage, l’exploitant manque de visibilité sur les écritures déjà traitées.

Lire le cas →Cas pratique

En boulangerie, la tenue a été interrompue avant le bilan

Une interruption de la tenue précède la remise tardive du bilan. Le premier enjeu est de localiser exactement la coupure dans les écritures.

Lire le cas →