Par où commencer
- Conserver une copie datée du suivi existant avant toute reprise et relever sa période de couverture.
- Suivre la chaîne de la commande au portefeuille, puis du portefeuille à la banque.
- Examiner séparément les transferts internes déjà pris pour de nouvelles ventes. Conserver la référence des lignes déjà traitées pour éviter une nouvelle saisie.
Comparer une ligne de saisie à sa source
Conservez la référence de commande puis la référence du transfert entre le portefeuille et le compte bancaire. Choisissez une opération déjà marquée comme traitée. Comparez la pièce, la référence et la date avec l’export existant, puis consignez l’écart exact.
Un exemple d’écart à examiner
Une vente peut créditer un portefeuille électronique avant le virement vers la banque. En traitant les deux arrivées de fonds comme des ventes séparées, on compterait deux fois la même recette. Cette distinction sert de test sur le travail existant. Si le contrôle passe, gardez la correspondance et passez aux seules lignes restées ambiguës.
Chiffrer le reste à faire
Indiquez dans l’état de reprise les portefeuilles, les sous-comptes en devise et les transferts qui se croisent entre deux périodes. Ajoutez le nombre de lignes contrôlées sur un mois témoin et le nombre de lignes qui ont demandé une recherche. Le cabinet disposera d’un point de départ concret pour estimer la suite.
Un point de comparaison tiré des appels
Les dates de facture et de paiement ne coïncident pas. Une reprise fiable conserve les deux dates au lieu de supposer qu’elles désignent la même opération. Ce cas documente la demande formulée pendant l’appel. La fiche ci-dessus propose une méthode que vous pouvez appliquer à votre propre dossier.
Comment savoir ce qui reste à traiter ?
Marquez chaque ligne comme vérifiée, à documenter ou à reprendre. Utilisez l’identifiant de transfert entre le portefeuille et la banque pour rattacher le contrôle à une pièce identifiable et transmettez uniquement les écarts encore ouverts.