Par où commencer
- Conserver une copie datée du suivi existant avant toute reprise et relever sa période de couverture.
- Associer chaque avoir à une vente et contrôler son règlement ou son imputation.
- Examiner séparément les avoirs imputés à une prochaine commande sans remboursement bancaire. Conserver la référence des lignes déjà traitées pour éviter une nouvelle saisie.
Comparer une ligne de saisie à sa source
Suivez le numéro d’avoir jusqu’au remboursement ou à la facture sur laquelle il a été imputé. Choisissez une opération déjà marquée comme traitée. Comparez la pièce, la référence et la date avec l’export existant, puis consignez l’écart exact.
Un exemple d’écart à examiner
Un avoir peut être remboursé, utilisé plus tard ou rester disponible. L’absence de débit bancaire immédiat ne suffit donc pas à conclure qu’il manque un règlement. Cette distinction sert de test sur le travail existant. Si le contrôle passe, gardez la correspondance et passez aux seules lignes restées ambiguës.
Chiffrer le reste à faire
Indiquez dans l’état de reprise les retours donnant lieu à remboursement et ceux donnant lieu à un crédit utilisable plus tard. Ajoutez le nombre de lignes contrôlées sur un mois témoin et le nombre de lignes qui ont demandé une recherche. Le cabinet disposera d’un point de départ concret pour estimer la suite.
Un point de comparaison tiré des appels
Les dates de facture et de paiement ne coïncident pas. Une reprise fiable conserve les deux dates au lieu de supposer qu’elles désignent la même opération. Ce cas documente la demande formulée pendant l’appel. La fiche ci-dessus propose une méthode que vous pouvez appliquer à votre propre dossier.
Comment savoir ce qui reste à traiter ?
Marquez chaque ligne comme vérifiée, à documenter ou à reprendre. Utilisez la référence de la commande d’origine pour rattacher le contrôle à une pièce identifiable et transmettez uniquement les écarts encore ouverts.
