Par où commencer
- Constituer un index des fichiers en indiquant leur période et leur version. Commencer par les documents suivants (factures de vente, avoirs émis).
- Joindre un exemple vérifiable et signaler les avoirs imputés à une prochaine commande sans remboursement bancaire dans une liste de points ouverts.
- Définir avec le cabinet le résultat de la mission, par exemple un état des avoirs remboursés, imputés ou encore ouverts.
Construire un échantillon de transmission
Suivez le numéro d’avoir jusqu’au remboursement ou à la facture sur laquelle il a été imputé. Préparez un exemple complet avec la donnée source, la pièce et votre explication. Ajoutez une seconde ligne pour laquelle vous demandez l’intervention du cabinet.
Rendre le point ouvert compréhensible
Un avoir peut être remboursé, utilisé plus tard ou rester disponible. L’absence de débit bancaire immédiat ne suffit donc pas à conclure qu’il manque un règlement. Dans la note de passation, décrivez ce que vous savez et la vérification qui reste à faire. Le nouvel interlocuteur pourra partir du bon document sans reprendre toute l’enquête.
Délimiter la mission à commander
Dans votre demande, indiquez les retours donnant lieu à remboursement et ceux donnant lieu à un crédit utilisable plus tard. Précisez qui fournit les exports, qui recherche les pièces et sous quelle forme vous souhaitez recevoir les écarts expliqués et ceux restant ouverts.
Un point de comparaison tiré des appels
Les dates de facture et de paiement ne coïncident pas. Une reprise fiable conserve les deux dates au lieu de supposer qu’elles désignent la même opération. Ce cas documente la demande formulée pendant l’appel. La fiche ci-dessus propose une méthode que vous pouvez appliquer à votre propre dossier.
Quelle précision demander dans le devis ?
Demandez quels exercices et quels contrôles sont compris, qui récupère les documents et sous quelle forme le résultat sera remis. Pour ce dossier, faites préciser comment le contrôle s’appuiera sur la référence de la commande d’origine.