Par où commencer
- Associer chaque avoir à une vente et contrôler son règlement ou son imputation.
- Établir deux colonnes dans le suivi. Y séparer les opérations expliquées et celles qui demandent encore une pièce.
- Faire examiner les avoirs imputés à une prochaine commande sans remboursement bancaire avant de considérer le dossier comme complet.
Un exemple pour ouvrir le dossier
Un avoir peut être remboursé, utilisé plus tard ou rester disponible. L’absence de débit bancaire immédiat ne suffit donc pas à conclure qu’il manque un règlement. Commencez sur un mouvement identifiable avant d’étendre la recherche à tout l’exercice.
Le contrôle à conserver
Suivez le numéro d’avoir jusqu’au remboursement ou à la facture sur laquelle il a été imputé. Annotez la pièce témoin et la ligne du suivi correspondante. Vous pourrez reproduire ce contrôle sur un second mois pour voir si la difficulté se répète.
Ce qui fait varier le travail
Pour décrire le volume à reprendre, relevez les retours donnant lieu à remboursement et ceux donnant lieu à un crédit utilisable plus tard. Ajoutez un exemple de ligne expliquée et un exemple encore bloqué. Ces deux exemples aident à distinguer une recherche ponctuelle d’un traitement à répéter.
Un point de comparaison tiré des appels
Les dates de facture et de paiement ne coïncident pas. Une reprise fiable conserve les deux dates au lieu de supposer qu’elles désignent la même opération. Ce cas documente la demande formulée pendant l’appel. La fiche ci-dessus propose une méthode que vous pouvez appliquer à votre propre dossier.
Que doit montrer ce premier diagnostic ?
Le résultat attendu est un état des avoirs remboursés, imputés ou encore ouverts. Il permet de délimiter les travaux utiles avant de demander un devis.
