Par où commencer
- Conserver une copie datée du suivi existant avant toute reprise et relever sa période de couverture.
- Relier l’acompte à la facture finale et aux deux encaissements.
- Examiner séparément les acomptes déjà déduits sur la facture définitive. Conserver la référence des lignes déjà traitées pour éviter une nouvelle saisie.
Comparer une ligne de saisie à sa source
Sur la facture finale, recherchez la ligne qui déduit l’acompte, puis pointez les encaissements liés à la commande. Choisissez une opération déjà marquée comme traitée. Comparez la pièce, la référence et la date avec l’export existant, puis consignez l’écart exact.
Un exemple d’écart à examiner
Le devis, la facture d’acompte et la facture de solde peuvent chacun mentionner le montant total de la commande. Choisissez une référence commune avant d’additionner des montants. Cette distinction sert de test sur le travail existant. Si le contrôle passe, gardez la correspondance et passez aux seules lignes restées ambiguës.
Chiffrer le reste à faire
Indiquez dans l’état de reprise les commandes avec plusieurs appels de fonds et les acomptes qui traversent une clôture. Ajoutez le nombre de lignes contrôlées sur un mois témoin et le nombre de lignes qui ont demandé une recherche. Le cabinet disposera d’un point de départ concret pour estimer la suite.
Un point de comparaison tiré des appels
Les dates de facture et de paiement ne coïncident pas. Une reprise fiable conserve les deux dates au lieu de supposer qu’elles désignent la même opération. Ce cas documente la demande formulée pendant l’appel. La fiche ci-dessus propose une méthode que vous pouvez appliquer à votre propre dossier.
Comment savoir ce qui reste à traiter ?
Marquez chaque ligne comme vérifiée, à documenter ou à reprendre. Utilisez le numéro de commande ou de chantier pour rattacher le contrôle à une pièce identifiable et transmettez uniquement les écarts encore ouverts.
