Par où commencer
- Relier l’acompte à la facture finale et aux deux encaissements.
- Établir deux colonnes dans le suivi. Y séparer les opérations expliquées et celles qui demandent encore une pièce.
- Faire examiner les acomptes déjà déduits sur la facture définitive avant de considérer le dossier comme complet.
Un exemple pour ouvrir le dossier
Le devis, la facture d’acompte et la facture de solde peuvent chacun mentionner le montant total de la commande. Choisissez une référence commune avant d’additionner des montants. Commencez sur un mouvement identifiable avant d’étendre la recherche à tout l’exercice.
Le contrôle à conserver
Sur la facture finale, recherchez la ligne qui déduit l’acompte, puis pointez les encaissements liés à la commande. Annotez la pièce témoin et la ligne du suivi correspondante. Vous pourrez reproduire ce contrôle sur un second mois pour voir si la difficulté se répète.
Ce qui fait varier le travail
Pour décrire le volume à reprendre, relevez les commandes avec plusieurs appels de fonds et les acomptes qui traversent une clôture. Ajoutez un exemple de ligne expliquée et un exemple encore bloqué. Ces deux exemples aident à distinguer une recherche ponctuelle d’un traitement à répéter.
Un point de comparaison tiré des appels
Les dates de facture et de paiement ne coïncident pas. Une reprise fiable conserve les deux dates au lieu de supposer qu’elles désignent la même opération. Ce cas documente la demande formulée pendant l’appel. La fiche ci-dessus propose une méthode que vous pouvez appliquer à votre propre dossier.
Que doit montrer ce premier diagnostic ?
Le résultat attendu est un suivi par commande des sommes facturées, reçues et restant dues. Il permet de délimiter les travaux utiles avant de demander un devis.
