Par où commencer
- Découper les données par exercice et noter pour chacun la première et la dernière pièce disponibles.
- Suivre le numéro de commande ou de chantier de part et d’autre de la date de clôture. Relier l’acompte à la facture finale et aux deux encaissements.
- Documenter les acomptes déjà déduits sur la facture définitive dans un suivi commun lorsque plusieurs années sont concernées.
Suivre le même élément d’une année à l’autre
Le devis, la facture d’acompte et la facture de solde peuvent chacun mentionner le montant total de la commande. Choisissez une référence commune avant d’additionner des montants. À la frontière entre deux exercices, gardez le même identifiant sur les deux lignes concernées. Vous rendrez visible une continuité que deux tableaux indépendants pourraient masquer.
Faire un contrôle de passage
Sur la facture finale, recherchez la ligne qui déduit l’acompte, puis pointez les encaissements liés à la commande. Relevez la dernière situation documentée avant la clôture et la première situation documentée après. Si un solde reste incertain, notez quelles opérations de l’année suivante en dépendent.
Comparer les volumes par exercice
Présentez pour chaque année les commandes avec plusieurs appels de fonds et les acomptes qui traversent une clôture. Signalez les recherches effectuées une seule fois pour plusieurs périodes et les contrôles qui sont à répéter chaque année. Cette distinction permet de lire les différentes lignes du devis.
Un point de comparaison tiré des appels
Les dates de facture et de paiement ne coïncident pas. Une reprise fiable conserve les deux dates au lieu de supposer qu’elles désignent la même opération. Ce cas documente la demande formulée pendant l’appel. La fiche ci-dessus propose une méthode que vous pouvez appliquer à votre propre dossier.
Comment éviter de traiter deux fois la même opération ?
Donnez une référence stable à chaque opération qui traverse une clôture. Indiquez dans quel exercice elle apparaît, où elle se dénoue et quelle pièce confirme ce lien. Le point d’arrivée du travail est un suivi par commande des sommes facturées, reçues et restant dues.
