Par où commencer
- Retrouver le devis initial dans les échanges commerciaux.
- Utiliser en premier les documents disponibles dans ces deux ensembles (factures d’acompte et de solde, preuves des encaissements) pour cibler la demande de pièces.
- Inscrire la période couverte par chaque duplicata, son origine et les lignes qu’il permet de rapprocher.
Choisir le bon duplicata
Le devis, la facture d’acompte et la facture de solde peuvent chacun mentionner le montant total de la commande. Choisissez une référence commune avant d’additionner des montants. La recherche doit aboutir à une pièce qui permet d’identifier l’opération. Une seconde copie du même justificatif ne résout pas forcément le point ouvert.
Vérifier ce que la pièce retrouvée prouve
Sur la facture finale, recherchez la ligne qui déduit l’acompte, puis pointez les encaissements liés à la commande. Notez dans votre inventaire ce que le document confirme, la période couverte et ce qui reste impossible à établir. Conservez le nom de l’interlocuteur habilité à fournir la pièce suivante.
Préparer la recherche avec le cabinet
Pour répartir les relances, détaillez les commandes avec plusieurs appels de fonds et les acomptes qui traversent une clôture. Séparez les documents demandés mais pas encore reçus de ceux dont le détenteur est inconnu. Le cabinet pourra préciser qui poursuit chaque recherche.
Un point de comparaison tiré des appels
Les dates de facture et de paiement ne coïncident pas. Une reprise fiable conserve les deux dates au lieu de supposer qu’elles désignent la même opération. Ce cas documente la demande formulée pendant l’appel. La fiche ci-dessus propose une méthode que vous pouvez appliquer à votre propre dossier.
Comment avancer quand une pièce reste introuvable ?
Conservez la demande et la réponse reçue. Indiquez au cabinet les rapprochements possibles à partir des pièces disponibles, en précisant quelle pièce permettrait de vérifier le numéro de commande ou de chantier.
