Par où commencer
- Conserver une copie datée du suivi existant avant toute reprise et relever sa période de couverture.
- Rapprocher chaque facture du paiement et du détail des frais.
- Examiner séparément les commissions séparées des écarts de conversion. Conserver la référence des lignes déjà traitées pour éviter une nouvelle saisie.
Comparer une ligne de saisie à sa source
Rapprochez l’identifiant de paiement avant d’expliquer l’écart entre les montants affichés. Choisissez une opération déjà marquée comme traitée. Comparez la pièce, la référence et la date avec l’export existant, puis consignez l’écart exact.
Un exemple d’écart à examiner
Une même facture peut être exprimée en dollars, débitée en euros et accompagnée d’une commission séparée. Gardez chaque montant dans sa monnaie d’origine. Cette distinction sert de test sur le travail existant. Si le contrôle passe, gardez la correspondance et passez aux seules lignes restées ambiguës.
Chiffrer le reste à faire
Indiquez dans l’état de reprise les devises, les comptes utilisés et la disponibilité du détail de conversion pour chaque paiement. Ajoutez le nombre de lignes contrôlées sur un mois témoin et le nombre de lignes qui ont demandé une recherche. Le cabinet disposera d’un point de départ concret pour estimer la suite.
Un point de comparaison tiré des appels
Un envoi tardif de factures complique le suivi d’un dossier de rénovation. La priorité est de déterminer ce qui a déjà été saisi. Ce cas documente la demande formulée pendant l’appel. La fiche ci-dessus propose une méthode que vous pouvez appliquer à votre propre dossier.
Comment savoir ce qui reste à traiter ?
Marquez chaque ligne comme vérifiée, à documenter ou à reprendre. Utilisez le montant et la devise de la facture d’origine pour rattacher le contrôle à une pièce identifiable et transmettez uniquement les écarts encore ouverts.