Par où commencer
- Rechercher les dernières résiliations, régularisations et remboursements.
- Utiliser en premier les documents disponibles dans ces deux ensembles (dernières factures, relevés postérieurs à l’arrêt) pour cibler la demande de pièces.
- Inscrire la période couverte par chaque duplicata, son origine et les lignes qu’il permet de rapprocher.
Choisir le bon duplicata
Un encaissement après l’arrêt peut régler une prestation déjà facturée. À l’inverse, une assurance ou un abonnement peut continuer à être prélevé. L’objet de chaque mouvement décide de la pièce à retrouver. La recherche doit aboutir à une pièce qui permet d’identifier l’opération. Une seconde copie du même justificatif ne résout pas forcément le point ouvert.
Vérifier ce que la pièce retrouvée prouve
Gardez les dates d’arrêt, de dernière prestation et de dernier règlement dans trois colonnes séparées. Notez dans votre inventaire ce que le document confirme, la période couverte et ce qui reste impossible à établir. Conservez le nom de l’interlocuteur habilité à fournir la pièce suivante.
Préparer la recherche avec le cabinet
Pour répartir les relances, détaillez les exercices postérieurs à l’arrêt et les contrats ou créances qui continuent à produire des mouvements. Séparez les documents demandés mais pas encore reçus de ceux dont le détenteur est inconnu. Le cabinet pourra préciser qui poursuit chaque recherche.
Un point de comparaison tiré des appels
Le dirigeant croyait sa société mise en sommeil. Il a reçu une demande de bilans et doit vérifier ce qui s’est réellement passé. Ce cas documente la demande formulée pendant l’appel. La fiche ci-dessus propose une méthode que vous pouvez appliquer à votre propre dossier.
Comment avancer quand une pièce reste introuvable ?
Conservez la demande et la réponse reçue. Indiquez au cabinet les rapprochements possibles à partir des pièces disponibles, en précisant quelle pièce permettrait de vérifier la date de la dernière prestation et celle de son paiement.