Par où commencer
- Rechercher les comptages intermédiaires et les bons de réception.
- Utiliser en premier les documents disponibles dans ces deux ensembles (historique des entrées et sorties, factures d’achat) pour cibler la demande de pièces.
- Inscrire la période couverte par chaque duplicata, son origine et les lignes qu’il permet de rapprocher.
Choisir le bon duplicata
Un comptage intermédiaire peut aider à instruire une référence manquante si les entrées et sorties entre les deux dates sont connues. Indiquez clairement si la quantité a été observée ou reconstituée. La recherche doit aboutir à une pièce qui permet d’identifier l’opération. Une seconde copie du même justificatif ne résout pas forcément le point ouvert.
Vérifier ce que la pièce retrouvée prouve
Vérifiez séparément retours, marchandises en dépôt et réceptions enregistrées après le comptage. Notez dans votre inventaire ce que le document confirme, la période couverte et ce qui reste impossible à établir. Conservez le nom de l’interlocuteur habilité à fournir la pièce suivante.
Préparer la recherche avec le cabinet
Pour répartir les relances, détaillez les sites de stockage, les familles sans comptage et la disponibilité d’un historique des mouvements. Séparez les documents demandés mais pas encore reçus de ceux dont le détenteur est inconnu. Le cabinet pourra préciser qui poursuit chaque recherche.
Un point de comparaison tiré des appels
Des documents manquants ont empêché la finalisation successive de plusieurs bilans. La recherche gagne à commencer par le plus ancien solde non expliqué. Ce cas documente la demande formulée pendant l’appel. La fiche ci-dessus propose une méthode que vous pouvez appliquer à votre propre dossier.
Comment avancer quand une pièce reste introuvable ?
Conservez la demande et la réponse reçue. Indiquez au cabinet les rapprochements possibles à partir des pièces disponibles, en précisant quelle pièce permettrait de vérifier la date du dernier comptage fiable.