Par où commencer
- Récupérer les déclarations intermédiaires et le suivi des demandes.
- Utiliser en premier les documents disponibles dans ces deux ensembles (demandes de remboursement, avis de remboursement reçus) pour cibler la demande de pièces.
- Inscrire la période couverte par chaque duplicata, son origine et les lignes qu’il permet de rapprocher.
Choisir le bon duplicata
Suivez le crédit du solde de fin d’une période au montant repris sur la suivante. Une demande de remboursement entre les deux mérite une ligne distincte. La recherche doit aboutir à une pièce qui permet d’identifier l’opération. Une seconde copie du même justificatif ne résout pas forcément le point ouvert.
Vérifier ce que la pièce retrouvée prouve
Notez à part la demande de remboursement, sa date et le montant effectivement reçu. Notez dans votre inventaire ce que le document confirme, la période couverte et ce qui reste impossible à établir. Conservez le nom de l’interlocuteur habilité à fournir la pièce suivante.
Préparer la recherche avec le cabinet
Pour répartir les relances, détaillez les périodes à relier, les demandes de remboursement et les réponses retrouvées. Séparez les documents demandés mais pas encore reçus de ceux dont le détenteur est inconnu. Le cabinet pourra préciser qui poursuit chaque recherche.
Un point de comparaison tiré des appels
Le retard est identifié, mais le mot « retard » ne dit pas quelles périodes ni quelles opérations sont concernées. Ce cas documente la demande formulée pendant l’appel. La fiche ci-dessus propose une méthode que vous pouvez appliquer à votre propre dossier.
Comment avancer quand une pièce reste introuvable ?
Conservez la demande et la réponse reçue. Indiquez au cabinet les rapprochements possibles à partir des pièces disponibles, en précisant quelle pièce permettrait de vérifier le crédit reporté d’une déclaration à la suivante.