Par où commencer
- Retrouver le précédent envoi et son accusé de réception.
- Utiliser en premier les documents disponibles dans ces deux ensembles (derniers comptes disponibles, preuve des échanges précédents) pour cibler la demande de pièces.
- Inscrire la période couverte par chaque duplicata, son origine et les lignes qu’il permet de rapprocher.
Choisir le bon duplicata
Une demande peut porter sur un exercice passé et citer une date de réponse proche. Photographier une seule page risque de masquer la référence ou les annexes qui précisent le livrable attendu. La recherche doit aboutir à une pièce qui permet d’identifier l’opération. Une seconde copie du même justificatif ne résout pas forcément le point ouvert.
Vérifier ce que la pièce retrouvée prouve
Conservez le courrier intégral, la preuve d’envoi ou de réception et les réponses déjà adressées. Notez dans votre inventaire ce que le document confirme, la période couverte et ce qui reste impossible à établir. Conservez le nom de l’interlocuteur habilité à fournir la pièce suivante.
Préparer la recherche avec le cabinet
Pour répartir les relances, détaillez les périodes visées, les documents exigés et les comptes dont la finalisation est encore ouverte. Séparez les documents demandés mais pas encore reçus de ceux dont le détenteur est inconnu. Le cabinet pourra préciser qui poursuit chaque recherche.
Un point de comparaison tiré des appels
Le dirigeant croyait sa société mise en sommeil. Il a reçu une demande de bilans et doit vérifier ce qui s’est réellement passé. Ce cas documente la demande formulée pendant l’appel. La fiche ci-dessus propose une méthode que vous pouvez appliquer à votre propre dossier.
Comment avancer quand une pièce reste introuvable ?
Conservez la demande et la réponse reçue. Indiquez au cabinet les rapprochements possibles à partir des pièces disponibles, en précisant quelle pièce permettrait de vérifier la période et la date de réponse mentionnées dans le courrier.