Paie et rémunérations

Un changement de prestataire de paie en cours d’année — reprendre plusieurs exercices

Deux prestataires ont produit des états sur des périodes qui semblent se chevaucher. Quand le problème traverse plusieurs exercices, un total global masque les opérations qui passent d’une année à l’autre.

Deux professionnels examinent ensemble des documents comptables.

Par où commencer

Découper les données par exercice et noter pour chacun la première et la dernière pièce disponibles.
Suivre le mois de paie effectivement traité par chaque prestataire de part et d’autre de la date de clôture. Identifier le dernier mois traité par l’ancien prestataire et le premier du nouveau.
Documenter les bulletins correctifs édités après la bascule dans un suivi commun lorsque plusieurs années sont concernées.

Suivre le même élément d’une année à l’autre

Un bulletin rectificatif édité après la bascule peut concerner un mois traité par l’ancien prestataire. Utilisez la période de paie et la date d’édition comme deux repères distincts. À la frontière entre deux exercices, gardez le même identifiant sur les deux lignes concernées. Vous rendrez visible une continuité que deux tableaux indépendants pourraient masquer.

Faire un contrôle de passage

Pour chaque fichier, conservez sa provenance et indiquez s’il complète ou remplace un état antérieur. Relevez la dernière situation documentée avant la clôture et la première situation documentée après. Si un solde reste incertain, notez quelles opérations de l’année suivante en dépendent.

Comparer les volumes par exercice

Présentez pour chaque année les périodes rectifiées, les exports de chacun et les mois couverts par les deux prestataires. Signalez les recherches effectuées une seule fois pour plusieurs périodes et les contrôles qui sont à répéter chaque année. Cette distinction permet de lire les différentes lignes du devis.

Un point de comparaison tiré des appels

Des changements de cabinet ont compliqué la continuité du dossier. La reprise commence par identifier le travail confié à chacun. Ce cas documente la demande formulée pendant l’appel. La fiche ci-dessus propose une méthode que vous pouvez appliquer à votre propre dossier.

Comment éviter de traiter deux fois la même opération ?

Donnez une référence stable à chaque opération qui traverse une clôture. Indiquez dans quel exercice elle apparaît, où elle se dénoue et quelle pièce confirme ce lien. Le point d’arrivée du travail est une cartographie des périodes et de la provenance des états de paie.

Échange du cabinet en lien avec cette situation

Cas associé : Plusieurs cabinets se sont succédé et les bilans restent en retard. Cette fiche propose une méthode de travail qui peut dépasser les faits décrits dans l’appel.

Transcription anonymisée. Les passages contenant des informations identifiantes sont masqués. Les propos rapportés décrivent le dossier au moment de l’appel.

Lire la transcription de l’appel · 120 prises de parole

Appelant: Oui.
Conseiller: Allô,
Conseiller: bonjour. On va essayer de s'appeler depuis quelque temps. Oui, [passage anonymisé] Je vous appelle parce que vous aviez rempli un formulaire de recherche d'expert-comptable il y a quelque temps, [passage anonymisé] Je sais pas si ça vous revient.
Appelant: Oui.
Appelant: Ouais, [passage anonymisé]
Conseiller: C'est ça, en fait c'était soit sur un formulaire que vous aviez rempli sur notre site internet, [passage anonymisé] site que j'ai développé, soit c'est sur une des publicités que je pousse qui devait être peut-être une image de joueur de golf. Je sais pas si ça vous parle honnêtement. [passage anonymisé] voir si vous voulez effectivement changer d'expert-comptable et comprendre votre entreprise, ce que vous faites et les motivations qui ont fait que vous ayez cliqué là-dessus.
Appelant: C'est pour ça que j'essaie de savoir, [passage anonymisé]
Conseiller: D'accord, OK.
Appelant: Eh bien oui, parce que c'est ça qui va pouvoir vous dire qu'est-ce que— alors en fait, oui, oui, [passage anonymisé] un tout petit peu à l'envers. Je vais vous expliquer pourquoi inverse. Parce que je sais plus, en fait je vois plus l'image, donc je sais plus. Il y a quelque chose effectivement qui a dû m'attirer
Conseiller: Ouais, c'est pas très grave en fait.
Appelant: parce que vous êtes un expert-comptable classique ou pas?
Conseiller: Non, non, justement, alors moi je suis pas expert-comptable, pour vous faire la totale.
Appelant: Voilà, oui.
Conseiller: [passage anonymisé] Est-ce que tu peux me trouver un nouvel expert-comptable qui est à [nom anonymisé], [passage anonymisé] qui a tel tarif, qui utilise le logiciel [nom anonymisé] et pas un autre, qui fait ça comme ça, comme ça, comme ça? Je veux du [nom anonymisé] sur telle chose. Et moi, mon job, c'est de lui trouver cet expert-comptable et donc de lui permettre de comparer et de trouver ça.
Appelant: Attendez, je vous reprends. Alors, je suis en magasin là. [passage anonymisé] Je te laisse regarder, [passage anonymisé] ouais, je me pose derrière. Oui, donc alors vous êtes quoi alors? [passage anonymisé] En expert-comptable?
Conseiller: Non, ça n'existe pas. [passage anonymisé] c'est-à-dire que vraiment, on
Appelant: Non, [passage anonymisé] Ah bah super, OK.
Conseiller: va dire pour des recherches très spécifiques, [passage anonymisé] Enfin voilà, ça permet d'avoir, d'aller au-delà en fait, aussi simplement que ça, d'aller au-delà de trouver l'expert-comptable qu'il y a à côté de votre activité, ou alors que quelqu'un vous recommande, parce que globalement ce sont des professionnels qui sont pas tous très bons et qui font pas tous très bien leur travail. Je fais ce filtre-là.
Appelant: [passage anonymisé] c'est ça, [passage anonymisé] c'est ça?
Conseiller: Oui, c'est ça, [passage anonymisé] on va dire ça.
Appelant: Je ne savais pas que ça existait.
Conseiller: Ah bah, ça n'existe pas.
Appelant: C'est très bien parce que du coup,
Conseiller: Parce qu'aujourd'hui, vous aviez une entreprise?
Appelant: oui j'ai un holding avec plusieurs filiales,
Appelant: avec des SCI, [passage anonymisé] Voilà pour synthétiser. Je suis dans la direction d'entreprise depuis [nombre anonymisé] ans, [passage anonymisé] [nom anonymisé] vrai métier c'était un collecteur d'informations pour les impôts. [passage anonymisé] Et quand je leur dis, ils me disent oui, c'est ça. Le métier a changé,
Conseiller: OK.
Conseiller: C'est très fort ce que vous dites.
Appelant: le métier va changer d'expert-comptable. Pour moi, il sert à rien véritablement parce qu'ils m'ont jamais aidé, si ce n'est qu'ils m'ont toujours bloqué. Et donc on est obligé de passer par eux. Alors on n'est pas obligé, [passage anonymisé] donc
Conseiller: Ouais, ouais,
Appelant: quand même on est obligé quelque part.
Conseiller: contrat, c'est ça.
Appelant: Voilà. Et en plus ils font des bilans, [passage anonymisé] ils voient que le passé.
Conseiller: OK.
Appelant: Et le dernier en date, [passage anonymisé] qui a démissionné, [passage anonymisé] Et quand elle est partie, alors évidemment c'était le bordel, parce que ça l'est toujours un peu aujourd'hui, parce que du coup elle maîtrisait beaucoup de choses, [passage anonymisé] j'ai plus rien retrouvé. On a pris du retard dans l'établissement des bilans, j'ai dû changer d'expert-comptable et rechanger [nombre anonymisé] fois. Bref.
Conseiller: OK.
Appelant: Et aujourd'hui je me dis, OK, j'ai compris plusieurs choses. J'ai compris déjà une chose, c'est que je vous l'ai dit, [passage anonymisé] je ne veux plus être indépendant, je veux plus être dépendant d'eux.
Conseiller: OK,
Appelant: Parce que le dernier en date, je vous explique, [passage anonymisé] Il a récupéré des dossiers d'un expert-comptable, un autre, [passage anonymisé]
Conseiller: il a racheté un portefeuille.
Appelant: Il a repris plusieurs lettres de mission, [passage anonymisé]
Conseiller: Ouais,
Appelant: [passage anonymisé] Et donc effectivement, il avait quand même un an de retard à rattraper, [passage anonymisé] c'est l'autre expert-comptable, [passage anonymisé] je viens faire le point avec en disant, je suis relancé des impôts, j'ai des mises en demeure, donc il faut leur donner même si c'est un provisoire, etc. J'ai mis un peu la pression, il m'a donc résilié les lettres de mission sans préavis.
Appelant: [passage anonymisé] il me dit, on arrête tout. Bon, alors là évidemment, [passage anonymisé] Voilà où on en est.
Conseiller: OK, d'accord.
Appelant: [passage anonymisé] je n'avais plus accès. Donc une chose est sûre, [passage anonymisé] Avec un fournisseur de logiciels [nom anonymisé]. [passage anonymisé] je vais conclure avec [nom anonymisé] et l'expert-comptable lui utilisera notre logiciel avec les codes d'accès que nous avons.
Conseiller: Ah d'accord, OK, donc il vous a laissé. OK.
Conseiller: OK, oui, pour être souverain de votre donnée financière.
Appelant: Voilà, autre chose, quand ma comptable interne est partie, j'avais donc décidé du coup de ne pas reprendre la même formule en internalisant, [passage anonymisé]
Conseiller: Ouais.
Appelant: Voilà, donc je me suis dit je vais externaliser la saisie factures [nom anonymisé]. Là, dans le cas d'espèces, avec les deux derniers experts-comptables que j'avais, ils faisaient tout.
Conseiller: OK,
Appelant: [passage anonymisé] Dans la façon dont je vois l'avenir, c'est que je donne à saisir à une structure,
Conseiller: excusez-moi. OK.
Appelant: je donne à saisir à une structure et la révision des comptes c'est autre chose, le service social c'est encore autre chose. Et donc faire en sorte de ne pas tout regrouper chez la même personne.
Conseiller: C'est malin.
Appelant: Voilà, donc ça c'est ma dernière décision.
Conseiller: OK.
Appelant: Donc plus de dépendance totale et une répartition des risques. Et alors c'est dommage parce que les experts-comptables que j'avais trouvés quand même, ils avaient une cellule en [nom anonymisé] avec [nombre anonymisé] personnes et pour la saisie parce que là en termes de coûts on est hyper intéressant pour saisir.
Conseiller: Alors.
Appelant: Il y a ça. Aujourd'hui avec l'IA qui vient en appui, eh bien je n'ai pas besoin d'un comptable français qui est bien là et qui va prendre cher. Pas parce qu'il prend cher, c'est juste qu'en [nom anonymisé] les charges sont trop importantes. Donc à un moment donné l'expert-comptable, le cabinet ne peut pas descendre plus bas qu'il le faut. [passage anonymisé] ça me convient bien. Pour la saisie, puis il me faut un comptable pour rédiger les comptes et il me faut quelqu'un pour faire mes fiches de paie. Voilà.
Conseiller: OK, j'ai un très, très bon résumé de ce que vous m'avez dit là, c'est dense et très riche. OK, sur le premier point, c'est vrai que je suis entièrement d'accord avec vous. [passage anonymisé] je partage, c'est vraiment assez cool, vous avez mis les mots sur ce que je pense, sont des collecteurs des impôts. Ils sont globalement des fonctionnaires déguisés en fait. Ils ont un mandat globalement donné par [nom anonymisé] après la [nom anonymisé] [nom anonymisé] mondiale parce qu'il fallait organiser la société et qu'il fallait qu'ils collectent les impôts, [passage anonymisé] honnêtement. Moi, je travaille avec des cabinets qui sont excellents, qui font vraiment du [nom anonymisé], qui poussent la prestation bien au-delà de ce que vous avez eu jusqu'à aujourd'hui. Et c'est juste qu'ils sont vraiment— en fait, ces comptables ne sont pas des bons marketeurs.
Conseiller: C'est-à-dire qu'ils ne communiquent pas et on ne sait pas qui sont les bons.
Appelant: Alors
Appelant: ouais, ouais, ouais, c'est ça, un marketeur, on peut communiquer pour dire qu'on est bon et qu'on n'est pas bon, [passage anonymisé] bon, bon, c'est un qualificatif, je n'aime pas trop parce que du coup il peut être bon pour vous et pas bon pour moi, [passage anonymisé]
Conseiller: Oui, absolument, absolument, exactement.
Appelant: En revanche, je pense vraiment, alors on va voir ce que vous allez me dire, [passage anonymisé]
Conseiller: OK, on va faire vite.
Appelant: Qu'est-ce que je voulais vous dire? Oui, je suis pas obligé d'avoir un— en fait, si vous voulez, c'est un peu— alors, vous l'avez compris, [passage anonymisé]
Appelant: déjà le mot expert-comptable, je peux plus, quoi, je peux plus. Et donc pourquoi? [passage anonymisé] Donc il y a des conseillers,
Conseiller: Allez,
Conseiller: tiens. Ouais, exactement.
Appelant: il y a des conseillers financiers, il y a des conseillers de [nom anonymisé] de patrimoine et le truc c'est que c'est un peu pour tout. [passage anonymisé] J'en ai changé parce que contrairement à d'autres entreprises ou certaines entreprises, [passage anonymisé] C'est pas mon truc, moi. Dès que je suis pas satisfait, je jette. [passage anonymisé]
Conseiller: Ouais.
Appelant: alors je jette parce que je savais pas pourquoi j'étais pas satisfait. Le truc il est là, c'est qu'aujourd'hui j'ai compris. Je savais pas. Et à un moment donné, [passage anonymisé] Donc un pour les SCI, un pour les sociétés commerciales, et je me suis dit, [passage anonymisé] J'aurais, [passage anonymisé] j'ai tout essayé.
Conseiller: [passage anonymisé] OK, d'accord, vous avez essayé des gros groupes.
Appelant: Alors il y a des personnes humainement qui sont, oui il y a des personnes, j'ai eu des relations avec des personnes humaines qui étaient bien en fait, sympathiques, ce que vous voulez, [passage anonymisé] Voilà, [passage anonymisé] qui n'a pas tous les outils, soit on a des gros groupes, c'est un peu plus cher, [passage anonymisé] Bref, voilà pourquoi j'ai dû cliquer, je ne sais pas.
Conseiller: Je suis complètement d'accord. Honnêtement, il faut vraiment trouver le bon et je suis très d'accord avec vous, il n'y a pas de bon expert-comptable dans l'absolu, ça n'existe pas. C'est juste une question de, il est bon dans votre secteur d'activité, il est bon pour telle mission. [passage anonymisé] en fait, un expert-comptable généraliste qui m'accepte tout, qui me dit alors moi je refuse personne, je travaille pas avec lui parce que je sais qu'il travaille mal déjà. Et qu'en plus, c'est clairement un manque de compétences de sa part et un manque de clairvoyance de se dire qu'il est bon partout, c'est juste pas possible. Donc moi, j'ai très bien compris en fait votre situation. Là, ça fait donc [nombre anonymisé] mois que vous n'avez pas d'expert-comptable, que vous avez une lettre de mission qui est rompue
Appelant: Oui.
Conseiller: et que donc vous n'avez pas non plus de comptable en interne. Donc globalement, [passage anonymisé] ça est en train de de créer une dette sur tout ce qui est paperasse, quoi. Et vous avez des solutions en attente? Vous avez déjà rencontré d'autres experts-comptables ou pas?
Appelant: Oui, pardon, excusez-moi.
Conseiller: Non, aucun problème.
Appelant: Ouais, dites-moi.
Conseiller: Aujourd'hui, [passage anonymisé]
Appelant: Oui, [passage anonymisé] Oui, et oui, alors Alors oui, bien sûr, bien sûr. Alors il y a autre chose aussi, il y a leur histoire de déontologie à la con, c'est du pipeau. Et voyez, par exemple, j'ai écrit à l'Ordre des experts-comptables, ils n'ont pas bougé, l'Ordre des experts-comptables, parce que pour eux, [passage anonymisé] donc ce n'est pas des petites sommes. Ils n'ont pas bougé.
Conseiller: Oui, [passage anonymisé] ils défendent les experts-comptables, ils vont pas vous défendre, vous. [passage anonymisé] c'est logique.
Appelant: Ouais, donc oui c'est ça, [passage anonymisé] Bon, ce n'est pas le cas. Et donc voilà, et puis j'en ai un ou deux comme ça que j'ai par rapport au réseau ou autre, réseaux sociaux, je vous dis, [passage anonymisé] Je les connais pas,
Conseiller: Perso, OK, OK, du coup aussi.
Appelant: ils me connaissent pas, donc ils me disent, moi je peux bien reprendre votre dossier, vous me faites [nombre anonymisé]% d'acompte. Je dis, monsieur, non, [passage anonymisé] Et donc
Conseiller: Ouais, ouais, [passage anonymisé]
Appelant: ça colle pas quoi.
Conseiller: ok, ok, ok, très clair. C'était de la [nom anonymisé] en ligne ou pas?
Appelant: J'ai les deux je crois. Non, non, non, pas en ligne. Le truc c'est qu'en ligne j'ai une personne, c'est plutôt une commerciale, c'est comme ça que ça fonctionne.
Conseiller: OK, d'accord.
Appelant: Qui n'est pas technique, donc après je ne peux pas discuter. Et sinon, non, j'ai déjà eu expert-comptable, ils m'ont dit envoyez-moi des éléments, je fais une proposition. Alors je sais envoyer des éléments, les bilans, les machins, etc., [passage anonymisé] je ne relance pas parce que— Oui?
Conseiller: De toute façon, si vous n'avez pas de retour, c'est qu'il ne faut pas travailler avec eux. [passage anonymisé] clairement. Si l'expert-comptable ne vous fait pas un retour [nombre anonymisé] jours après, c'est un mauvais signe sur sa réactivité. OK, et c'est très clair. Vous êtes dans quel secteur d'activité et à quel endroit au niveau géographie?
Appelant: Ouais, [passage anonymisé] Alors j'ai des magasins dans les centres commerciaux, [passage anonymisé] Non.
Conseiller: Bon, OK, je comprends que la géographie, c'est pas un critère de recherche.
Appelant: [passage anonymisé]
Conseiller: OK, d'accord, carrément intéressant, ça devait être sympa. Et ben, j'ai pas mal d'infos. Ce que je peux faire Moi, de mon côté, [passage anonymisé] j'en ai déjà géré. En plus, pour le coup, [passage anonymisé] Et je travaille avec des auditeurs qui connaissent très bien ce domaine d'activité. Le mieux, c'est que là, en fait, dans tous les cas, que vous aimiez ou pas les experts-comptables, il y a une situation qui fait qu'il va quand même falloir traiter a minima sur les prochains mois avec un expert-comptable pour gérer la situation. Quitte à, par exemple, [passage anonymisé] réorganiser et faire une [nom anonymisé] interne avec vos propres salariés, du coup être complètement indépendant d'un presta et faire uniquement une mission de révision avec un expert qui vous fait que de la révision. Il n'y a aucun problème possible en fait puisque tout sera hébergé chez vous. Il vous faut du coup du social qui est fait par un autre prestataire, clairement.
Conseiller: Vous n'êtes pas dépendant sur les deux missions. Le juridique, peut-être aussi par un autre prestataire, à
Appelant: Oui.
Appelant: Oui, oui, je leur ai dit que c'est un document formulaire type, [passage anonymisé] c'est du copier-coller, donc
Conseiller: voir. Super.
Appelant: c'est pas le sujet. C'est le sujet, [passage anonymisé] Au pire, [passage anonymisé]
Conseiller: OK. Le social, ça coûte plus cher. Le social est plus prioritaire.
Appelant: Ouais, c'est le social.
Conseiller: OK, et ben c'est tout bon de mon côté, j'ai toutes les infos qu'il me faut. Ce que je fais, c'est que là, [passage anonymisé] je pense contacter [nombre anonymisé] experts-comptables déjà qui sont pas en vacances, ça change, et qui travaillent bien. Donc moi, globalement, pour vous la faire très courte, [passage anonymisé] qui font un tarif juste, qui sont pros, qui sont spécialisés par secteur d'activité, qui utilisent des bons logiciels. Globalement, on va dire que si vous passez, si je vous apporte un expert-comptable, c'est que j'estime qu'il est bon dans votre métier. Et ça, [passage anonymisé] Donc comme ça, moi je contacte [nombre anonymisé] experts-comptables, [passage anonymisé] Et derrière, [passage anonymisé] celui qui vous fait déjà le meilleur devis sur la prestation, sur le prix, etc., et sur le feeling, voir si c'est Un agent des impôts ou alors un vrai [nom anonymisé] qui vous aide à gagner de l'argent. Et à côté de ça, je peux aussi trouver un partenaire sur le social sans problème. Du coup, complètement différent, vraiment une personne qui n'est pas du tout liée au cabinet et qui externalise le social.
Appelant: OK, [passage anonymisé]
Conseiller: Je crois que je l'ai déjà, si vous avez rempli le formulaire.
Appelant: Ouais, [passage anonymisé] alors je sais pas lequel vous avez. Ouais, je
Conseiller: OK, si vous pouvez me l'envoyer, j'ai pas mon ordinateur sous les yeux, si vous pouvez me l'envoyer par message, voilà, comme ça c'est plus simple.
Appelant: [passage anonymisé] Ouais, dès qu'on raccroche.
Conseiller: Et ben moi je pense que sous, voilà, [passage anonymisé] Y, [passage anonymisé] voilà, une mini présentation, [passage anonymisé]
Appelant: Oui, ça va, ça marche. Bon ben, j'attends votre retour alors.
Conseiller: Et ben, je m'occupe de ça et normalement c'est réglé rapidement.
Appelant: OK, ça marche.
Conseiller: Top, allez, bonne journée,
Appelant: Merci à vous, à bientôt. Merci, au revoir.
Conseiller: à bientôt, au revoir.

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