Par où commencer
- Rassembler les engagements écrits et les prestations déjà facturées.
- Utiliser en premier les documents disponibles dans ces deux ensembles (inventaire des données déjà saisies, liste des périodes attendues) pour cibler la demande de pièces.
- Inscrire la période couverte par chaque duplicata, son origine et les lignes qu’il permet de rapprocher.
Choisir le bon duplicata
L’expression « établir le bilan » peut couvrir un dossier déjà tenu ou une année entière à reconstituer. Décrivez le point de départ avec un export de balance et le dernier mois rapproché. La recherche doit aboutir à une pièce qui permet d’identifier l’opération. Une seconde copie du même justificatif ne résout pas forcément le point ouvert.
Vérifier ce que la pièce retrouvée prouve
Faites inscrire le livrable, les périodes, les tâches confiées au cabinet et celles qui restent à votre charge. Notez dans votre inventaire ce que le document confirme, la période couverte et ce qui reste impossible à établir. Conservez le nom de l’interlocuteur habilité à fournir la pièce suivante.
Préparer la recherche avec le cabinet
Pour répartir les relances, détaillez les opérations à saisir, les contrôles prévus et les formalités explicitement comprises dans la proposition. Séparez les documents demandés mais pas encore reçus de ceux dont le détenteur est inconnu. Le cabinet pourra préciser qui poursuit chaque recherche.
Un point de comparaison tiré des appels
Le nombre d’exercices donne un premier repère, sans indiquer si le travail est identique d’une année à l’autre. Ce cas documente la demande formulée pendant l’appel. La fiche ci-dessus propose une méthode que vous pouvez appliquer à votre propre dossier.
Comment avancer quand une pièce reste introuvable ?
Conservez la demande et la réponse reçue. Indiquez au cabinet les rapprochements possibles à partir des pièces disponibles, en précisant quelle pièce permettrait de vérifier le livrable prévu pour chaque période.