Par où commencer
- Conserver une copie datée du suivi existant avant toute reprise et relever sa période de couverture.
- Recouper les coûts engagés et les situations facturées par chantier.
- Examiner séparément les acomptes encaissés et les prestations réellement réalisées. Conserver la référence des lignes déjà traitées pour éviter une nouvelle saisie.
Comparer une ligne de saisie à sa source
Faites dater le point d’avancement par chantier, en distinguant travaux commandés et travaux effectivement réalisés. Choisissez une opération déjà marquée comme traitée. Comparez la pièce, la référence et la date avec l’export existant, puis consignez l’écart exact.
Un exemple d’écart à examiner
Les encaissements d’un chantier peuvent progresser plus vite que les travaux, ou l’inverse. Conservez séparément l’avancement technique, les achats affectés et la facturation. Cette distinction sert de test sur le travail existant. Si le contrôle passe, gardez la correspondance et passez aux seules lignes restées ambiguës.
Chiffrer le reste à faire
Indiquez dans l’état de reprise les chantiers ouverts, leurs avenants et les données disponibles pour documenter leur avancement. Ajoutez le nombre de lignes contrôlées sur un mois témoin et le nombre de lignes qui ont demandé une recherche. Le cabinet disposera d’un point de départ concret pour estimer la suite.
Un point de comparaison tiré des appels
Les échanges se multiplient quand plusieurs sociétés portent des opérations différentes. Le diagnostic commence par séparer leurs dossiers. Ce cas documente la demande formulée pendant l’appel. La fiche ci-dessus propose une méthode que vous pouvez appliquer à votre propre dossier.
Comment savoir ce qui reste à traiter ?
Marquez chaque ligne comme vérifiée, à documenter ou à reprendre. Utilisez l’état d’avancement documenté à la date de clôture pour rattacher le contrôle à une pièce identifiable et transmettez uniquement les écarts encore ouverts.