Par où commencer
- Constituer un index des fichiers en indiquant leur période et leur version. Commencer par les documents suivants (devis et avenants, situations de travaux).
- Joindre un exemple vérifiable et signaler les acomptes encaissés et les prestations réellement réalisées dans une liste de points ouverts.
- Définir avec le cabinet le résultat de la mission, par exemple un dossier par chantier décrivant avancement, facturation et pièces disponibles.
Construire un échantillon de transmission
Faites dater le point d’avancement par chantier, en distinguant travaux commandés et travaux effectivement réalisés. Préparez un exemple complet avec la donnée source, la pièce et votre explication. Ajoutez une seconde ligne pour laquelle vous demandez l’intervention du cabinet.
Rendre le point ouvert compréhensible
Les encaissements d’un chantier peuvent progresser plus vite que les travaux, ou l’inverse. Conservez séparément l’avancement technique, les achats affectés et la facturation. Dans la note de passation, décrivez ce que vous savez et la vérification qui reste à faire. Le nouvel interlocuteur pourra partir du bon document sans reprendre toute l’enquête.
Délimiter la mission à commander
Dans votre demande, indiquez les chantiers ouverts, leurs avenants et les données disponibles pour documenter leur avancement. Précisez qui fournit les exports, qui recherche les pièces et sous quelle forme vous souhaitez recevoir les écarts expliqués et ceux restant ouverts.
Un point de comparaison tiré des appels
Les échanges se multiplient quand plusieurs sociétés portent des opérations différentes. Le diagnostic commence par séparer leurs dossiers. Ce cas documente la demande formulée pendant l’appel. La fiche ci-dessus propose une méthode que vous pouvez appliquer à votre propre dossier.
Quelle précision demander dans le devis ?
Demandez quels exercices et quels contrôles sont compris, qui récupère les documents et sous quelle forme le résultat sera remis. Pour ce dossier, faites préciser comment le contrôle s’appuiera sur l’état d’avancement documenté à la date de clôture.