Par où commencer
- Demander un état daté au responsable du chantier.
- Utiliser en premier les documents disponibles dans ces deux ensembles (situations de travaux, relevés de temps et achats affectés) pour cibler la demande de pièces.
- Inscrire la période couverte par chaque duplicata, son origine et les lignes qu’il permet de rapprocher.
Choisir le bon duplicata
Les encaissements d’un chantier peuvent progresser plus vite que les travaux, ou l’inverse. Conservez séparément l’avancement technique, les achats affectés et la facturation. La recherche doit aboutir à une pièce qui permet d’identifier l’opération. Une seconde copie du même justificatif ne résout pas forcément le point ouvert.
Vérifier ce que la pièce retrouvée prouve
Faites dater le point d’avancement par chantier, en distinguant travaux commandés et travaux effectivement réalisés. Notez dans votre inventaire ce que le document confirme, la période couverte et ce qui reste impossible à établir. Conservez le nom de l’interlocuteur habilité à fournir la pièce suivante.
Préparer la recherche avec le cabinet
Pour répartir les relances, détaillez les chantiers ouverts, leurs avenants et les données disponibles pour documenter leur avancement. Séparez les documents demandés mais pas encore reçus de ceux dont le détenteur est inconnu. Le cabinet pourra préciser qui poursuit chaque recherche.
Un point de comparaison tiré des appels
Les échanges se multiplient quand plusieurs sociétés portent des opérations différentes. Le diagnostic commence par séparer leurs dossiers. Ce cas documente la demande formulée pendant l’appel. La fiche ci-dessus propose une méthode que vous pouvez appliquer à votre propre dossier.
Comment avancer quand une pièce reste introuvable ?
Conservez la demande et la réponse reçue. Indiquez au cabinet les rapprochements possibles à partir des pièces disponibles, en précisant quelle pièce permettrait de vérifier l’état d’avancement documenté à la date de clôture.