Par où commencer
- Conserver une copie datée du suivi existant avant toute reprise et relever sa période de couverture.
- Regrouper les justificatifs par personne et contrôler les virements déjà effectués.
- Examiner séparément les achats payés directement avec une carte de l’entreprise. Conserver la référence des lignes déjà traitées pour éviter une nouvelle saisie.
Comparer une ligne de saisie à sa source
Ouvrez une ligne par dépense, identifiez le payeur réel et rattachez les pièces complémentaires à la même ligne. Choisissez une opération déjà marquée comme traitée. Comparez la pièce, la référence et la date avec l’export existant, puis consignez l’écart exact.
Un exemple d’écart à examiner
Un déplacement peut laisser un reçu de carte, une facture et une confirmation de réservation. Ces trois pièces peuvent décrire une seule dépense. Cette distinction sert de test sur le travail existant. Si le contrôle passe, gardez la correspondance et passez aux seules lignes restées ambiguës.
Chiffrer le reste à faire
Indiquez dans l’état de reprise les salariés ou associés concernés, les mois de retard et les remboursements déjà effectués. Ajoutez le nombre de lignes contrôlées sur un mois témoin et le nombre de lignes qui ont demandé une recherche. Le cabinet disposera d’un point de départ concret pour estimer la suite.
Un point de comparaison tiré des appels
La question porte sur les apports des associés et les pièces à retrouver. Une ligne de banque ne suffit pas toujours à expliquer à quoi correspond un mouvement. Ce cas documente la demande formulée pendant l’appel. La fiche ci-dessus propose une méthode que vous pouvez appliquer à votre propre dossier.
Comment savoir ce qui reste à traiter ?
Marquez chaque ligne comme vérifiée, à documenter ou à reprendre. Utilisez le bénéficiaire et la date de dépense pour rattacher le contrôle à une pièce identifiable et transmettez uniquement les écarts encore ouverts.