Par où commencer
- Constituer un index des fichiers en indiquant leur période et leur version. Commencer par les documents suivants (justificatifs de frais, notes validées).
- Joindre un exemple vérifiable et signaler les achats payés directement avec une carte de l’entreprise dans une liste de points ouverts.
- Définir avec le cabinet le résultat de la mission, par exemple un état individuel des frais justifiés et des remboursements à vérifier.
Construire un échantillon de transmission
Ouvrez une ligne par dépense, identifiez le payeur réel et rattachez les pièces complémentaires à la même ligne. Préparez un exemple complet avec la donnée source, la pièce et votre explication. Ajoutez une seconde ligne pour laquelle vous demandez l’intervention du cabinet.
Rendre le point ouvert compréhensible
Un déplacement peut laisser un reçu de carte, une facture et une confirmation de réservation. Ces trois pièces peuvent décrire une seule dépense. Dans la note de passation, décrivez ce que vous savez et la vérification qui reste à faire. Le nouvel interlocuteur pourra partir du bon document sans reprendre toute l’enquête.
Délimiter la mission à commander
Dans votre demande, indiquez les salariés ou associés concernés, les mois de retard et les remboursements déjà effectués. Précisez qui fournit les exports, qui recherche les pièces et sous quelle forme vous souhaitez recevoir les écarts expliqués et ceux restant ouverts.
Un point de comparaison tiré des appels
La question porte sur les apports des associés et les pièces à retrouver. Une ligne de banque ne suffit pas toujours à expliquer à quoi correspond un mouvement. Ce cas documente la demande formulée pendant l’appel. La fiche ci-dessus propose une méthode que vous pouvez appliquer à votre propre dossier.
Quelle précision demander dans le devis ?
Demandez quels exercices et quels contrôles sont compris, qui récupère les documents et sous quelle forme le résultat sera remis. Pour ce dossier, faites préciser comment le contrôle s’appuiera sur le bénéficiaire et la date de dépense.