Par où commencer
- Conserver une copie datée du suivi existant avant toute reprise et relever sa période de couverture.
- Relier chaque facture à un lot et préciser le bien concerné.
- Examiner séparément les acomptes repris sur les factures de fin de chantier. Conserver la référence des lignes déjà traitées pour éviter une nouvelle saisie.
Comparer une ligne de saisie à sa source
Repérez les acomptes déjà déduits et joignez l’avenant si la nature des travaux a changé. Choisissez une opération déjà marquée comme traitée. Comparez la pièce, la référence et la date avec l’export existant, puis consignez l’écart exact.
Un exemple d’écart à examiner
Une seule facture peut comprendre dépose, remplacement et entretien. Gardez le détail du devis pour que le cabinet puisse examiner les lots au lieu de juger l’ensemble sur un libellé global. Cette distinction sert de test sur le travail existant. Si le contrôle passe, gardez la correspondance et passez aux seules lignes restées ambiguës.
Chiffrer le reste à faire
Indiquez dans l’état de reprise les biens, les chantiers et les lots nécessitant des précisions du fournisseur. Ajoutez le nombre de lignes contrôlées sur un mois témoin et le nombre de lignes qui ont demandé une recherche. Le cabinet disposera d’un point de départ concret pour estimer la suite.
Un point de comparaison tiré des appels
Un envoi tardif de factures complique le suivi d’un dossier de rénovation. La priorité est de déterminer ce qui a déjà été saisi. Ce cas documente la demande formulée pendant l’appel. La fiche ci-dessus propose une méthode que vous pouvez appliquer à votre propre dossier.
Comment savoir ce qui reste à traiter ?
Marquez chaque ligne comme vérifiée, à documenter ou à reprendre. Utilisez la nature de chaque lot de travaux pour rattacher le contrôle à une pièce identifiable et transmettez uniquement les écarts encore ouverts.