Paie et rémunérations

Des cotisations sociales difficiles à rapprocher — préparer le relais avec le cabinet

Un prélèvement regroupe plusieurs périodes et le libellé ne précise pas lesquelles. Pour que le cabinet puisse chiffrer et organiser la reprise, préparez un inventaire lisible qui précise ce que vous avez retrouvé et ce qui reste à expliquer.

Deux professionnels examinent ensemble des documents comptables.

Par où commencer

Constituer un index des fichiers en indiquant leur période et leur version. Commencer par les documents suivants (états de charges sociales, avis de prélèvement).
Joindre un exemple vérifiable et signaler les échéanciers incluant plusieurs mois ou des régularisations dans une liste de points ouverts.
Définir avec le cabinet le résultat de la mission, par exemple un état par organisme des montants déclarés, prélevés et restant à expliquer.

Construire un échantillon de transmission

Sur le relevé de l’organisme, repérez la référence d’appel, la période, le paiement et le solde restant. Préparez un exemple complet avec la donnée source, la pièce et votre explication. Ajoutez une seconde ligne pour laquelle vous demandez l’intervention du cabinet.

Rendre le point ouvert compréhensible

Un prélèvement peut inclure un mois courant et une fraction d’un échéancier ancien. Son montant global ne permet pas d’affecter les périodes sans l’avis de l’organisme. Dans la note de passation, décrivez ce que vous savez et la vérification qui reste à faire. Le nouvel interlocuteur pourra partir du bon document sans reprendre toute l’enquête.

Délimiter la mission à commander

Dans votre demande, indiquez les organismes, les échéanciers actifs et les prélèvements qui couvrent plusieurs périodes. Précisez qui fournit les exports, qui recherche les pièces et sous quelle forme vous souhaitez recevoir les écarts expliqués et ceux restant ouverts.

Un point de comparaison tiré des appels

Le retard concerne des paiements. La revue doit permettre de faire apparaître les appels déjà réglés et ceux restant à examiner. Ce cas documente la demande formulée pendant l’appel. La fiche ci-dessus propose une méthode que vous pouvez appliquer à votre propre dossier.

Quelle précision demander dans le devis ?

Demandez quels exercices et quels contrôles sont compris, qui récupère les documents et sous quelle forme le résultat sera remis. Pour ce dossier, faites préciser comment le contrôle s’appuiera sur la période de cotisations indiquée sur l’avis.

Échange du cabinet en lien avec cette situation

Cas associé : Je dois clarifier mes retards de paiement auprès de la MSA. Cette fiche propose une méthode de travail qui peut dépasser les faits décrits dans l’appel.

Transcription anonymisée. Les passages contenant des informations identifiantes sont masqués. Les propos rapportés décrivent le dossier au moment de l’appel.

Lire la transcription de l’appel · 1 prises de parole

Appelant: Oui, allô? Oui, [passage anonymisé] Oui, bonjour, je cherchais de vous joindre, j'essayais de vous joindre plus tôt concernant votre changement d'expert-comptable. Alors oui, donc déjà parce que j'ai eu plusieurs appels, moi je fais partie, [passage anonymisé] D'accord, OK, [passage anonymisé] Et donc là vous cherchez à changer d'expert-comptable ou c'est pour de la création? Non, non, je souhaiterais changer d'expert-comptable. [passage anonymisé] D'accord. [passage anonymisé] Bon, j'ai eu [nombre anonymisé] bilans on va dire positifs, [passage anonymisé] je sais plus, [passage anonymisé] c'est ça? [passage anonymisé] [nombre anonymisé] bilans et celui-ci qui n'est pas positif. Après j'ai un reproche parce que bon, Je n'ai pas de suivi vis-à-vis de mon expert-comptable, je n'ai pas de conseils, je suis un petit peu livré à moi-même. J'ai un logiciel de [nom anonymisé] qui s'appelle [nom anonymisé] où en fait je fais mes factures, je scanne, je saisis toutes les factures d'achat et autres. D'accord. Je fais une grosse partie du travail. Tout ce qui est partie salaire, comme je suis rattaché à la MSA, c'est directement sur l'interface MSA, c'est-à-dire qu'ils ne gèrent pas de bulletins de salaire ou autre. Je n'ai pas de CDI, je n'ai que du travailleur occasionnel. Et ça me coûte cher. Et puis je trouve que, ben, bon, bah évidemment là on n'a pas, j'ai pas un bilan positif, [passage anonymisé] comme je l'avais demandé auparavant, faire un point, hormis me dire que j'ai trop de monde, trop de masse salariale. [passage anonymisé] Je sais pas si vous connaissez le monde de la mine. Oui, bien sûr. Donc voilà, et là, bon, bilan n'est pas bon certes, [passage anonymisé] je comprenais pas pourquoi je n'avais pas un bilan qui travaillait en fonction de mon activité, puisque finalement, pour aller au plus court, [passage anonymisé] malheureusement très précoces, [passage anonymisé] Généralement, [passage anonymisé] Effectivement, là c'est très tôt. Oui, [passage anonymisé] donc si vous voulez, c'est une catastrophe. Puis bon, pas super, pas assez de clients. Bon bref, c'est comme ça, [passage anonymisé] Après j'ai un creux, on va dire, [passage anonymisé] ça dépend si les clients souhaitent attendre début d'année à cause des gelées, [passage anonymisé] Et après je fais des travaux ponctuels, [passage anonymisé] parfois de la taille parce qu'ils ont été en retard, [passage anonymisé] Voilà. Complètement, OK, très clair. Du coup moi je voulais avoir plutôt sur une année, pas une année civile parce qu'en fait mon activité moi elle dépend de la vigne, Oui, bien sûr. Donc vous cherchez quand même du [nom anonymisé], quelqu'un qui connaisse la partie comptabilité notamment. Pareil, le logiciel que j'ai n'est pas en adéquation parce que je ne facture pas, je ne vends pas de produits. Par exemple, quand j'ai un client à l'année, on va dire voilà, ça représente [nombre anonymisé] un contrat à l'année. Au démarrage, pour mettre au planning, pour verrouiller le client, on va dire que je prends à peu près [nombre anonymisé]% et après tous les mois il y a un acompte de versé. Donc mon logiciel ne me permet pas de ventiler, ça veut dire qu'il faut que je mette un tableau à côté pour faire le suivi, pour envoyer une facture d'acompte toutes les fins de mois pour l'acompte du mois suivant. Donc c'est un gros boulot et moi je n'ai pas que ça à faire, [passage anonymisé] à gérer les produits, à contrôler et puis à la prospection de nouveaux clients. Donc ça me prend un temps fou. Déjà que sur la partie bulletins de salaire ou autre, bon ben c'est bien, on a le truc de la MSA, [passage anonymisé] On fait les bulletins de salaire, on fait les attestations, faut tout remplir, les certificats de travail, on fait les virements. Donc en fait, je gère, on va dire. Pour moi, il fait juste que pointer les lignes, [passage anonymisé] Oui, d'accord, super. Bref, sinon niveau [nom anonymisé], c'est pas terrible quoi. Vous savez, [passage anonymisé] le client, vous êtes obligé de l'emmener manger un plat, puis boire un coup. [passage anonymisé] c'est un peu compliqué. Ah ben, on est dans un bistrot, on a un client qu'on veut choper, ben tiens, on va lui payer l'apéro. Bien sûr, c'est évident, [passage anonymisé] Puis après, bon ben, [passage anonymisé] Donc tous les ans, mon bilan, [passage anonymisé] Donc je dis, [passage anonymisé] il faudrait peut-être que je sache, parce qu'il y a la déclaration d'impôts, comment je fais? Parce que je n'ai toujours pas ce que j'ai perçu comme dividendes ou rémunération puisque je suis travailleur non salarié. [passage anonymisé] il y a les déclarations d'impôts et puis moi ça me permet de me projeter. Est-ce que j'envisage d'acheter du matériel, de me séparer d'un camion pour faire de la trésorerie? Donc j'ai quand même de la trésorerie quand un client, j'ai [nombre anonymisé] clients à l'année, [passage anonymisé] ce qui me permet de recruter du monde, bien évidemment pas en sureffectif, puis de m'assurer que je puisse les payer à la fin du mois. OK, c'est très clair. Vous avez aujourd'hui, je ne sais pas, [passage anonymisé] J'ai des retards de paiement MSA. Oui, c'est normal, [passage anonymisé] Donc on ne peut pas faire face à ça. Ils n'ont pas les mêmes cartes, ils n'ont pas les mêmes taux de rémunération puisqu'ils ne pratiquent pas la rémunération du sol où ils travaillent. La charge salariale n'a absolument rien à voir, elle est beaucoup plus clémente, c'est sûr. [passage anonymisé] Je dis c'est quand même bien. [passage anonymisé] on n'a pas les mêmes taux horaires, on n'a pas les mêmes charges. Ah bien sûr, ça n'a rien à voir. Ouais, OK, je vois très bien le besoin. Je ne vous cache pas qu'aujourd'hui je me pose la question aussi de changer de [nom anonymisé] parce que hormis vous dire ah ben là on vous propose un nouveau leasing, quand tout va bien ils sont là et quand là on va se dire putain il y a le client, il n'a pas payé la facture, [passage anonymisé] J'espère qu'il va payer début de [nom anonymisé] prochaine. Bon, ils viennent de finir, [passage anonymisé] je sais ce que c'est. Et de me dire, bah, MSA, vous faites de l'embauche saisonnière occasionnelle. Et je les appelle, je leur dis, je ne comprends pas. [passage anonymisé] normalement, mon expert-comptable aurait dû me dire, il y a un truc qui va pas. Je dis, Madame, là, [passage anonymisé] on est bien d'accord, c'est du travailleur occasionnel. Donc normalement, il y a l'exonération de charges pour travailleur occasionnel. Quand j'embauche des saisonniers pour un mois pour tirer des bois ou pour plier des baguettes ou pour autre chose parce que j'ai repris de la surface, c'est de l'occasionnel. Je n'ai pas de CDI, donc au maximum ils vont travailler [nombre anonymisé] mois. Et on me dit, monsieur, [passage anonymisé] Je comprends pas, je coche la case exonération de charges pour travailleur occasionnel dans le contrat de la personne que j'embauche et vous, vous me rétorquez qu'il faut que j'arrête de demander l'exonération de charges parce que mon activité aujourd'hui, [passage anonymisé] puisqu'on a les mêmes conventions, eh bien en fait vous travaillez [nombre anonymisé] mois dans l'année. Oui d'accord, l'activité, la société travaille [nombre anonymisé] mois dans l'année, [passage anonymisé] donc pourquoi ce n'est pas l'exonération de charges. Donc vous faites là [nombre anonymisé] de virement pour [nombre anonymisé] jours de travail, puis derrière vous avez [nombre anonymisé] de charges. Donc à un moment donné, je comprends pas. Effectivement, là c'est pas l'individu. Je dis, alors votre contrat, il y a marqué noir sur blanc exonération de charges pour travailleur occasionnel. La personne que j'embauche, elle a travaillé [nombre anonymisé] jours, on est bien d'accord, c'est un occasionnel. Donc elle aurait dû me dire, bah là, [passage anonymisé] puis faire un recours. [passage anonymisé] Bon bah, je les ai appelés, ils m'ont dit oui, il y a pas de souci, [passage anonymisé] Et ben, [passage anonymisé] Le premier était fait, [passage anonymisé] Alors les impôts sur consignation vous arrangent, [passage anonymisé] Ah non, ça c'est certain. Effectivement, il y a un vrai besoin côté expert-comptable parce que là effectivement, ce que vous me dites, ça ne va pas, vous n'êtes pas le seul. Mon plus gros poste, c'est la masse salariale. En termes de chiffre d'affaires annuel, vous êtes sur combien en volume? Aujourd'hui, [passage anonymisé] L'année passée, [passage anonymisé] Chiffre d'affaires. Autre chose qui m'interpelle, [passage anonymisé] le cabinet comptable est fermé. Tous les mois, c'est eux qui gèrent la TVA. Donc ils me disent voilà le montant de la TVA à payer, donc il faut que j'envoie toutes les factures avant le [nombre anonymisé]. Voilà, le montant TVA sera tant. [passage anonymisé] la déclaration, il faut quand même la faire. [passage anonymisé] Peut-être que je n'aurais pas de TVA à payer, je sais pas, il faudra que j'envoie mes factures. [passage anonymisé] quand j'ai reçu, [passage anonymisé] on m'a quand même dit que j'avais [nombre anonymisé] de TVA à payer parce qu'en fait il y avait un retard, ce que j'ai compris, [passage anonymisé] Donc en plus il y a des erreurs sur les tenues comptables, d'accord. Attendez, attendez, OK, [passage anonymisé] Ah oui, d'accord. Comment c'est possible? [passage anonymisé] le bilan vous me l'avez fait [nombre anonymisé] mois après et vous me dites [nombre anonymisé] mois après qu'il y a une régule de TVA. Bon, effectivement, c'est pas sérieux. Vous le payez combien ce cabinet d'experts-comptables là? Je paye [nombre anonymisé] balles tous les [nombre anonymisé] mois. Donc ça fait mal au cul. [passage anonymisé] Donc là je loue actuellement un hangar, je pense qu'éventuellement je pourrais faire un changement pour avoir le siège dans le hangar que je loue. Voilà, [passage anonymisé] on va dire boîte postale, plus le logiciel qui passe par eux, qui n'est pas adapté à mon activité. Et où en fait quand il y a un souci, [passage anonymisé] Moi je ne suis pas comptable, faire un devis c'est bien, une facture et puis ventiler les échéances payées ou les machins. Moi j'ai bien compris le besoin, effectivement il y a un vrai besoin de votre côté. [passage anonymisé] il m'a préconisé un cabinet comptable, [passage anonymisé] J'ai dit écoute, je ne sais pas, je vais regarder, je vais me renseigner parce que En fait, je pensais bien faire parce que c'était une relation sur le secteur. Et puis là, je me dis ouais, OK, [passage anonymisé] alors oui, quand je dis bah ouais, [passage anonymisé] ça, on me dit ouais, [passage anonymisé] D'accord, je sais, je suis un tout petit client, je sais, je ne suis pas un gros client. Généralement, c'est le problème. En fait, [passage anonymisé] Et quand j'ai demandé, quand j'ai eu mon entretien pour débriefer du bilan, Je posais des questions, [passage anonymisé] on voyait bien qu'elle était pressée par le timing. Puis à un moment donné, elle me dit, bon ben, [passage anonymisé] OK, moi en fait je suis parti, et puis peu de temps après, je reçois le PV machin tout à signer et un courrier récapitulatif en me remerciant pour la collaboration avec une proposition, avec l'éventualité d'une dissolution. [passage anonymisé] attendez madame, j'ai [nombre anonymisé] mois d'activité, au bout de [nombre anonymisé] mois d'activité vous me donnez mon bilan. [passage anonymisé] tout était calé. Donc je lui ai dit, je fais comment là? [passage anonymisé] Donc moi, je vais enclencher les contrats, je peux pas arrêter même à la fin de l'année alors que j'ai déjà des clients engagés. Il y a pas de solution, m'aidez pas. C'est pas parce qu'à un moment donné, bah, il y a eu peut-être, oui, [passage anonymisé] ou que je me fais une rémunération trop importante. En attendant, j'ai pas monté une société pour gagner [nombre anonymisé] balles, autrement je serais resté salarié. [passage anonymisé] c'est mon point de vue. De toute façon, je vous rejoins là-dessus. [passage anonymisé] aujourd'hui, [passage anonymisé] je peux avoir une place de manager à [nombre anonymisé] par mois et puis voilà. Bien sûr. C'est pas le but. J'ai monté une société à presque [nombre anonymisé] ans, [passage anonymisé] [nom anonymisé] va être ma [nombre anonymisé]e année, je suis bien implanté, il faut le temps que ça se mette en place. [passage anonymisé] D'accord, OK. Ah oui, donc vous avez fait un petit— OK. [passage anonymisé] du matériel. Et moi j'étais au magasin, donc j'avais quand même [nombre anonymisé] ans où j'ai fini responsable de [nombre anonymisé] magasins sur [nom anonymisé] pour la société [nom anonymisé] qui est à [nom anonymisé]. Je suis parti parce que j'en avais marre des holdings et des machins, des réunions et des presse-titres. [passage anonymisé] elle me connaît déjà. [passage anonymisé] Donc je me dis finalement j'ai pas eu de suivi puis on me dit à [nombre anonymisé] mois l'activité alors qu'il me reste, [passage anonymisé] je valide mes chantiers pour l'année. Oui, d'accord. [passage anonymisé] on me dit qu'il faudrait peut-être faire une dissolution. Attendez, c'est pas effectivement, c'est pas sérieux au niveau timing. Vous me donnez mon bilan, puis vous me dites faut que je ferme. [passage anonymisé] je surtout pour ce prix-là, [passage anonymisé] on peut clairement trouver mieux. Moi, [passage anonymisé] vous m'avez dit? Oui, c'est ça, c'est une facture tous les [nombre anonymisé] mois. Et puis là, c'est pareil, la dernière facture, je ne sais pas, il y avait un peu plus parce qu'il y avait service juridique. Parce qu'ils facturent tout. OK, [passage anonymisé] moi j'ai l'habitude de travailler en plus avec des cabinets, dans mes [nombre anonymisé] cabinets partenaires, [passage anonymisé] qui bossent déjà avec la MSA, qui ont l'habitude de tout ça. Aujourd'hui, j'aurais besoin qu'on me dise comment je peux faire. J'ai appelé, j'ai essayé de donner un message. Il faudrait que j'essaie de remonter la pente. Il va y avoir un mois avant de redémarrer les chantiers. Je sais que j'ai de l'argent en retard, [passage anonymisé] il faut solder la part patronale. [passage anonymisé] c'est sûr que c'est pas rien. Moi, j'ai bien compris le besoin. [passage anonymisé] Je vous garantis que les charges, elles arrivent. Vous avez [nombre anonymisé] balles de DSN à payer, c'est pas possible parce que j'ai pas de rentrée d'argent, alors que En temps normal, tous les mois, [passage anonymisé] En gros, [passage anonymisé] il y a un gros acompte de la signature pour mise au planning. Parce que je me dis comme ça, j'ai de l'avance. OK, donc là, si j'ai bien compris, on cherche un cabinet d'experts-comptables réactif, [passage anonymisé] Si possible avec un logiciel qui gère mieux les acomptes et les spécificités de cette activité-là. Autrement, c'est ingérable. J'imagine, sinon s'il faut rentrer tous les mois les acomptes, c'est insupportable. Il faut que je fasse des factures [nom anonymisé] forma, payer pour envoyer, alors qu'en plus normalement, je ne sais même pas si c'est légal ça. [passage anonymisé] non, effectivement, il y a moyen de faire beaucoup mieux. Je ne peux pas la générer du logiciel. [passage anonymisé] Donc oui, je passe pour un gros chiffre d'affaires, sauf que tous les mois là, les sous sont tombés, donc il faut tout suivre sur tableau pour être sûr de ne pas louper une facture où il ne reste pas plus à payer pour le client. Donc c'est compliqué à gérer, [passage anonymisé] Bien sûr, c'est pour ça qu'il vous faut un logiciel type [nom anonymisé], etc. C'est compliqué pour tout gérer comme ça, c'est sûr, c'est évident. Pour changer de [nom anonymisé] parce qu'en fait j'ai ma concurrence qui a la même [nom anonymisé] que moi et je le [nom anonymisé] pas. Voilà. Ouais, d'accord, peut-être un conflit d'intérêt. Alors la [nom anonymisé], ça je pourrais pas vous aider. Par contre la partie expert-comptable, [passage anonymisé] ça oui, parce que j'ai déjà [nombre anonymisé] cabinets en tête là avec qui on bosse et qui sont dans le domaine et qui pourraient vous aider. [passage anonymisé] Moi, j'ai accès à leur agenda, donc comme ça, [passage anonymisé] Alors là, alors moi, j'ai des cabinets plutôt, alors secteur nord, [passage anonymisé] Donc il y a pas de sujet, il y a pas besoin d'être sur place quoi. [passage anonymisé] à ce moment-là, [passage anonymisé] M'en fous. [passage anonymisé] Un de ses amis travaille avec eux, je sais pas si vous le connaissez, il m'a dit qu'il était pas mal. Après, bon, j'ai pas appelé encore. [passage anonymisé] moi ce que je peux faire, c'est que je vous mets en relation, [passage anonymisé] OK. [passage anonymisé] une grosse boîte de cabinet à [nom anonymisé]. J'ai regardé, ils sont un peu partout. Ouais, ça me parle. Je ne suis pas sûr qu'on est partenaire avec eux parce qu'on travaille avec [nombre anonymisé] cabinets de mémoire. Là, je ne les ai pas en tête, [passage anonymisé] Enfin, j'ai déjà entendu parler de ce nom-là. OK. [passage anonymisé] Là, vous savez, je suis dans les attestations fin de travail, donc j'ai un peu de boulot, je suis au bureau, je suis joignable. Vous êtes joignable? [passage anonymisé] Parfait, à ce moment-là, [passage anonymisé] Comme ça, parfait. Moi, [passage anonymisé] Comme ça, vous pourrez échanger avec eux, voir un peu leurs tarifs, leur expliquer. Donc moi, je veux bien les sélectionner par rapport à tout ce qu'on vient de se dire, par rapport à votre besoin. Et comme ça, vous pourrez comparer les tarifs derrière et comme ça, on peut avancer. C'est pareil, regardez, par exemple, ils n'ont pas abordé le sujet de la [nom anonymisé] électronique. Pour moi, [passage anonymisé] Je suis une petite entreprise, [passage anonymisé] alors qu'on n'arrête pas d'entendre ça à la télé. Alors que c'est le sujet brûlant du moment, c'est sûr. Je pense que brûlant, il est plus que brûlant le sujet. [passage anonymisé] Enfin bon, ça c'est encore une autre histoire la [nom anonymisé] électronique, [passage anonymisé] OK, c'est noté. Même pas on me dit attention, même pas on me dit si le logiciel que j'ai pris permet de le faire. Je sais même pas comment ça marche, donc c'est compliqué quoi. En fait, depuis qu'on m'a envoyé le truc, qu'on me dit des solutions, [passage anonymisé] qui a très bien analysé mes chiffres. Je lui ai tout envoyé, il m'a dit, bah attendez, avant de faire une dissolution, il y a d'autres solutions, quoi. Puis après, au vu de la trésorerie et puis de ce qui rentre, il y a juste un passage qui est un peu difficile, [passage anonymisé] OK, ben oui, il y a la masse salariale, un retard de paiement, [passage anonymisé] c'est pas une solution pour poser le bilan, quoi. Faut arrêter. Non, là c'est vraiment du [nom anonymisé] qu'il vous faut, du bon [nom anonymisé], quelqu'un qui connaisse les spécificités de ce domaine-là. [passage anonymisé] c'est évident. C'est évident. [passage anonymisé] si ça vous va, [passage anonymisé] Comme ça, on peut avancer. [passage anonymisé] Je me suis pas trompé? Alors moi, [passage anonymisé] C'est ça. Et ben c'est parfait. Et ben dans ce cas-là, [passage anonymisé] voilà, [passage anonymisé] Et je vais juste enregistrer votre contact. Ouais, bien sûr. Alors moi, [passage anonymisé] bah il s'affiche là. Ah bah voilà, parfait. [passage anonymisé] je vais l'enregistrer pour pas, si vous m'appelez, [passage anonymisé] Ouais, je fais pareil moi aussi, dès que c'est du spam je réponds plus, [passage anonymisé] Et vous m'avez dit la société c'est [nom anonymisé] [nom anonymisé], [passage anonymisé] OK, [passage anonymisé] comme ça au moins vous pourrez comparer les deux prix et voir ce qui vous paraît le mieux. Entendu, je vous remercie. Et ben, allez, très bonne journée. Bon week-end. Bon week-end, au revoir.

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