Par où commencer
- Conserver une copie datée du suivi existant avant toute reprise et relever sa période de couverture.
- Comparer la période facturée à celle couverte par le contrat.
- Examiner séparément les renouvellements ou résiliations qui changent la durée réelle. Conserver la référence des lignes déjà traitées pour éviter une nouvelle saisie.
Comparer une ligne de saisie à sa source
Retrouvez les dates de couverture dans la facture ou le contrat et marquez tout avenant qui modifie la période. Choisissez une opération déjà marquée comme traitée. Comparez la pièce, la référence et la date avec l’export existant, puis consignez l’écart exact.
Un exemple d’écart à examiner
La date du prélèvement et la période du service peuvent être différentes. Un renouvellement annuel en décembre peut couvrir principalement l’année suivante. Cette distinction sert de test sur le travail existant. Si le contrôle passe, gardez la correspondance et passez aux seules lignes restées ambiguës.
Chiffrer le reste à faire
Indiquez dans l’état de reprise les contrats actifs à la clôture et les contrats renouvelés, suspendus ou résiliés en cours d’année. Ajoutez le nombre de lignes contrôlées sur un mois témoin et le nombre de lignes qui ont demandé une recherche. Le cabinet disposera d’un point de départ concret pour estimer la suite.
Un point de comparaison tiré des appels
L’appel distingue le suivi courant de la TVA et la clôture annuelle qui prend du retard. Le besoin peut donc être limité au bilan. Ce cas documente la demande formulée pendant l’appel. La fiche ci-dessus propose une méthode que vous pouvez appliquer à votre propre dossier.
Comment savoir ce qui reste à traiter ?
Marquez chaque ligne comme vérifiée, à documenter ou à reprendre. Utilisez les dates de début et de fin du service pour rattacher le contrôle à une pièce identifiable et transmettez uniquement les écarts encore ouverts.