Achats et justificatifs

Des abonnements payés sur plusieurs exercices — retrouver les pièces manquantes

Un abonnement annuel payé en décembre couvre une prestation jusqu’en novembre suivant. Si une pièce manque, notez précisément ce que son absence empêche de vérifier. Une date ou un montant isolé ne permet pas toujours de relier deux opérations.

Deux professionnels examinent ensemble des documents comptables.

Par où commencer

Retrouver les échéances depuis le portail du prestataire.
Utiliser en premier les documents disponibles dans ces deux ensembles (contrat avec dates de couverture, grand livre de charges) pour cibler la demande de pièces.
Inscrire la période couverte par chaque duplicata, son origine et les lignes qu’il permet de rapprocher.

Choisir le bon duplicata

La date du prélèvement et la période du service peuvent être différentes. Un renouvellement annuel en décembre peut couvrir principalement l’année suivante. La recherche doit aboutir à une pièce qui permet d’identifier l’opération. Une seconde copie du même justificatif ne résout pas forcément le point ouvert.

Vérifier ce que la pièce retrouvée prouve

Retrouvez les dates de couverture dans la facture ou le contrat et marquez tout avenant qui modifie la période. Notez dans votre inventaire ce que le document confirme, la période couverte et ce qui reste impossible à établir. Conservez le nom de l’interlocuteur habilité à fournir la pièce suivante.

Préparer la recherche avec le cabinet

Pour répartir les relances, détaillez les contrats actifs à la clôture et les contrats renouvelés, suspendus ou résiliés en cours d’année. Séparez les documents demandés mais pas encore reçus de ceux dont le détenteur est inconnu. Le cabinet pourra préciser qui poursuit chaque recherche.

Un point de comparaison tiré des appels

L’appel distingue le suivi courant de la TVA et la clôture annuelle qui prend du retard. Le besoin peut donc être limité au bilan. Ce cas documente la demande formulée pendant l’appel. La fiche ci-dessus propose une méthode que vous pouvez appliquer à votre propre dossier.

Comment avancer quand une pièce reste introuvable ?

Conservez la demande et la réponse reçue. Indiquez au cabinet les rapprochements possibles à partir des pièces disponibles, en précisant quelle pièce permettrait de vérifier les dates de début et de fin du service.

Échange du cabinet en lien avec cette situation

Cas associé : La TVA est suivie mais le bilan arrive en retard deux années de suite. Cette fiche propose une méthode de travail qui peut dépasser les faits décrits dans l’appel.

Transcription anonymisée. Les passages contenant des informations identifiantes sont masqués. Les propos rapportés décrivent le dossier au moment de l’appel.

Lire la transcription de l’appel · 95 prises de parole

Conseiller: Oui, bonjour. Normalement, ça devrait être mieux comme ça.
Appelant: C'est un peu mieux, oui.
Conseiller: OK, parfait. Parfait, [passage anonymisé] Donc racontez-moi, qu'est-ce qui fait que vous cherchez à changer d'expert-comptable?
Appelant: [passage anonymisé] je les trouve un peu moins efficaces, un peu longs sur pas mal de choses, [passage anonymisé] à l'époque quand je suis arrivé chez eux, n'était pas trop gros. [passage anonymisé] et je pense qu'ils n'ont pas assez de personnel pour tout gérer. Du coup, pour la moindre petite tâche, ils mettent un délai de fou pour répondre sur des petites choses. Sachant que moi je ne suis pas une grosse PME, je veux dire voilà, [passage anonymisé]
Conseiller: OK.
Appelant: [passage anonymisé] Je trouve ça
Conseiller: Ouais, effectivement, [passage anonymisé]
Appelant: dommage parce que je m'entends très bien avec celle qui gère mon dossier, avec ma comptable et avec mon expert-comptable du cabinet, [passage anonymisé] Tout simplement.
Conseiller: OK. Est-ce que c'est associé avec des retards aussi peut-être sur les déclarations de TVA et les bilans?
Appelant: Ah bah ouais, ouais, voilà, bah là c'est surtout sur le bilan, [passage anonymisé] je crois ils sont [nombre anonymisé] dans le pôle TVA, et donc du coup ça pour le coup c'est plus moi qui ai du retard à déposer mes documents sur la plateforme que l'on a avec le comptable. [passage anonymisé] Alors attention, ils prennent en charge les frais, les amendes, etc. Parce qu'ils savent
Conseiller: OK, ouais, bien sûr.
Appelant: que le retard n'est pas de ma faute. [passage anonymisé] c'est un peu lourd, surtout moi, [passage anonymisé] Je ne suis pas une grosse boîte, je suis tout seul. [passage anonymisé] Voilà, [passage anonymisé] En fait c'est pareil, il n'y a pas assez de conseils. Il y avait au début, [passage anonymisé]
Conseiller: OK, ouais, d'accord. Donc il y a un besoin de proactivité, de [nom anonymisé], de réactivité sur le dossier.
Appelant: Ouais,
Conseiller: Ouais, OK, OK,
Appelant: un minimum, c'est vrai que ma nana qui est un peu là-dedans, [passage anonymisé] bah là, pourquoi ils n'ont pas fait ça, pourquoi ils n'ont pas fait ça, là rétroactif et bazar et truc. Et c'est vrai, en fait, il y a plein de choses qui n'ont pas été faites, [passage anonymisé] Ce n'est pas par manque de qualité de travail, c'est par manque de temps parce qu'ils ont,
Conseiller: OK, très clair. Vous êtes dans quel secteur d'activité exactement?
Appelant: voilà. [passage anonymisé]
Conseiller: OK, [passage anonymisé] OK, [passage anonymisé] en gros.
Appelant: Ouais, c'est ça, ouais, [passage anonymisé] j'avais un salarié que je n'ai plus. Voilà, en gros c'est ça. [passage anonymisé] Le but, [passage anonymisé]
Conseiller: Ouais, d'accord, stabiliser un peu le— OK. Pour les salaires, vous m'avez dit que c'est des parties extérieures, enfin c'est des personnes extérieures, il n'y a pas de salaire à éditer au niveau de la boîte? OK.
Appelant: J'ai un salaire, j'ai le mien, parce que moi je suis travailleur, je suis salarié de ma société, je suis gérant salarié.
Conseiller: D'accord.
Appelant: Donc j'ai un salaire, j'ai une fiche de paie. Après, le reste, les gens qui bossent avec moi, c'est de la sous-traitance, donc pas de fiche de paie.
Conseiller: OK, donc une seule fiche de paie. OK, ça c'est le cabinet comptable qui vous le gère actuellement?
Appelant: Oui, oui, oui,
Conseiller: OK, donc une fiche de coût
Appelant: tout est géré par eux, c'est simple. Tout ce qui est TVA, c'est géré par eux. Tout ce qui est fiche de paie, c'est géré par eux. Tout ce qui est juridique, tout ce qui est,
Conseiller: juridique aussi. Ouais, OK,
Appelant: voilà, les impôts, les machins, tout, enfin les déclarations URSSAF, tout ça, tout est vraiment géré par eux. C'est directement eux qui font toutes les déclarations. Qui font faire les prélèvements, etc. Moi, je m'occupe vraiment absolument de rien dans la société, [passage anonymisé] en gros, création de devis, [nom anonymisé] et
Conseiller: l'opérationnel quoi, finalement, bien sûr. Ouais,
Appelant: l'opérationnel. Voilà, c'est ça.
Conseiller: ouais, OK, OK, très clair. En terme de timing de clôture comptable, vous clôturez quand? [passage anonymisé] c'est classique?
Appelant: [passage anonymisé] oui.
Conseiller: [passage anonymisé] OK. Et vous avez déjà envoyé une lettre de résiliation de
Appelant: Non, non, du tout,
Conseiller: Non, du tout.
Appelant: du tout, du tout. Je commence, c'est parce que là, en fait, [passage anonymisé] Et puis bref, forcément on en discute, [passage anonymisé]
Conseiller: OK. Ouais, complètement, complètement.
Appelant: Donc c'est vrai que non, [passage anonymisé]
Conseiller: OK, [passage anonymisé] je note,
Appelant: Voilà, j'ai
Appelant: encore des choses à gérer avec eux, donc je voulais pas non plus que d'un coup ils retardent encore plus les choses parce que je leur ai dit.
Conseiller: il n'y a pas de souci.
Conseiller: Ouais, de toute façon, généralement, c'est ce qu'on propose, c'est de ne pas forcément leur annoncer tout de suite pour pas qu'il y ait des retards en plus sur les bilans.
Appelant: Ah oui, bien sûr, bien sûr.
Conseiller: Donc ça, c'est parfait. OK, le timing, OK. Vous êtes basé où exactement? Quel secteur?
Appelant: La société, [passage anonymisé]
Conseiller: OK, [passage anonymisé] Et pour vous, c'est important que le cabinet soit proche [nom anonymisé] ou c'est pas du tout un sujet le distanciel tant qu'ils sont réactifs et professionnels?
Appelant: J'aime bien voir les personnes avec lesquelles je travaille.
Conseiller: OK, donc quand même du présentiel pour vous, c'est important.
Appelant: Donc j'avoue que je suis pas— ouais, [passage anonymisé] Comme il y avait, en fait, j'en suis à ma deuxième société. Ma première société, [passage anonymisé] et du coup j'avais besoin de ce suivi et de ce sérieux que j'ai gardé pendant très longtemps et j'avoue que je l'appréciais. Et à la deuxième société que j'ai ouverte, j'ai perdu ce lien que j'avais parce que j'ai changé de comptable, parce que le cabinet chez lequel j'étais, ils ont fermé.
Conseiller: OK,
Appelant: Et j'avoue que je regrette un peu de ne plus avoir ce truc-là pour le sérieux et moi, la réactivité de certaines choses, parce que moi je suis sur l'actif dans la société et j'avoue que de temps en temps, je peine à trouver du temps pour mettre [nombre anonymisé] papiers sur la plateforme [nom anonymisé]. OK,
Conseiller: OK. Alors ça, par exemple, ça correspond à— là, tout de suite, là, je pense à quelqu'un avec qui on travaille. Là, on travaille avec [nombre anonymisé] cabinets partout en [nom anonymisé], [passage anonymisé] Par contre, [passage anonymisé] Effectivement, [passage anonymisé] c'est possible complètement de mettre un peu en concurrence. [passage anonymisé] Parce que par exemple, [passage anonymisé] qui est vraiment cool sur ce que vous me dites. Il est très réactif. Généralement, [passage anonymisé] ce qui fait que niveau réactivité, il n'y a pas mieux. Et ce qui est pas mal, [passage anonymisé] c'est vraiment inscrit.
Appelant: OK,
Conseiller: Donc pour le coup, lui, il est fait, quoi.
Conseiller: Je sais qu'ils font tous un peu du marketing sur la partie [nom anonymisé], etc., [passage anonymisé] bien sûr.
Appelant: OK. C'est
Appelant: obligé, c'est ce qu'il faut. Moi je pense aujourd'hui c'est ce qu'il faut faire. Je suis un peu, je suis pas vieux, [passage anonymisé] parce que j'ai repris une société chez qui j'avais
Appelant: fait mon apprentissage et j'ai été formé par cette personne, [passage anonymisé] Donc en fait, j'avoue que j'ai suivi le truc de travailler un peu à l'ancienne. [passage anonymisé]
Conseiller: OK, super intéressant.
Conseiller: OK, parce que là, aujourd'hui, actuellement, avec votre expert-comptable actuel, vous travaillez comment? C'est papier, [passage anonymisé] ou il y a un logiciel de déclaration genre [nom anonymisé]? Ah bah très bien, ok, [passage anonymisé] super.
Appelant: ouais, [passage anonymisé] avec lequel, ouais, qui est vraiment top. Et puis même là, par rapport à la [nom anonymisé] électronique, tout ça, tout s'est mis à jour tout seul. Enfin, ils ont fait les déclarations pour que la société soit sur la base de données là, [passage anonymisé] c'est top, ça [nom anonymisé] a plutôt facilité le truc parce que sinon de base on avait un cloud sur lequel je prenais des photos de tous les documents que je devais mettre sur le cloud, etc. C'était un peu chiant. [passage anonymisé] je retrouve le document, boum, je le balance dessus, il génère directement, il se rattache à la dépense ou à la rentrée d'argent. Et j'avoue que ça c'est très très pratique.
Conseiller: Ah bah c'est sûr que tout le monde gagne du temps sur les process chiants de rentrer les documents et tout, ça c'est clair.
Appelant: C'est un outil que, ouais, bien sûr. Bien sûr, bien sûr. Donc ouais.
Conseiller: Ok, [passage anonymisé] donc si on peut trouver un comptable qui gère déjà [nom anonymisé], c'est encore mieux.
Appelant: Ah bah ouais.
Conseiller: Ok, donc on part là-dessus. Il dit ça c'est très bien. Ok, bah j'ai bien compris le besoin de mon côté. Ce qu'on peut faire, [passage anonymisé] si vous êtes disponible, [passage anonymisé] Comme ça, [passage anonymisé] vous échangez avec eux, à la fin vous avez un devis. Comme ça, [passage anonymisé] vous avez [nombre anonymisé] devis différents avec [nombre anonymisé] cabinets différents que j'ai sélectionnés. Je pense que là, [passage anonymisé] etc. Alors faut que je regarde si j'en ai déjà un, ou sinon j'irai le sourcer. [passage anonymisé] ça pourrait être pas mal de vous le présenter. [passage anonymisé]
Appelant: OK.
Conseiller: Donc ça pourrait être sympa de comparer les deux, et comme ça vous avez deux tarifs. [passage anonymisé]
Appelant: [passage anonymisé] je pense.
Conseiller: OK, ma priorité à l'opérationnel.
Appelant: J'ai un peu Ouais, c'est ça. Non, [passage anonymisé] etc.
Conseiller: [passage anonymisé] pas de problème.
Appelant: Ouais, [passage anonymisé] je vais pas vous dire oui et puis quand vous allez m'appeler,
Conseiller: Et bah
Appelant: ça va être en mode vite fait, je pourrai pas.
Conseiller: non, non, complètement, je préfère qu'on cale. Non, non, bien sûr, je préfère qu'on cale un truc dans les agendas comme ça, moi c'est mieux. [passage anonymisé] on peut se dire, [passage anonymisé]
Appelant: Ouais, peu importe. Je suis au bureau moi toute la journée, au bureau ou au pire à l'atelier, [passage anonymisé] je suis plutôt dispo, je peux me poser facilement Voilà, pour faire un point sans problème.
Conseiller: Ah bah parfait. [passage anonymisé] à ce moment-là, [passage anonymisé] et puis un deuxième en suivant, [passage anonymisé] Comme ça, [passage anonymisé] vous avez [nombre anonymisé] devis. Pour pouvoir comparer.
Appelant: Ouais, très bien. Petit truc, [passage anonymisé] c'est possible d'avoir à l'avance, de savoir qui serait potentiellement, parce que j'en connais, j'avoue que j'ai pas fait la démarche qu'avec vous, enfin si, j'ai fait la démarche qu'avec vous, [passage anonymisé] à voir sur certains sur certains comptables et dont des comptables qu'on m'a déconseillés par exemple. Donc vous savez, juste pour ne pas perdre de temps, [passage anonymisé] bon voilà, j'ai consulté untel, untel, [passage anonymisé] pas celui-là, j'ai déjà eu des échos qui ne sont pas bons, etc.
Conseiller: OK, on peut faire ça, ouais, [passage anonymisé] il y a pas de souci. Après, normalement, moi j'ai quand même pas mal d'échos, enfin de retours. Normalement, [passage anonymisé] qu'on a l'activité, là on commence, enfin on a quand même du retour client assez fréquemment, donc c'est pas mal. [passage anonymisé] effectivement, si vous avez déjà des, des, [passage anonymisé] etc.,
Appelant: Ouais,
Conseiller: C'est bon à prendre, clairement, l'info, je suis le premier.
Appelant: ouais, ouais, parce que moi je vous dis, ça va faire ma [nombre anonymisé]e année, donc on commence à avoir aussi, j'ai pas mal de retours sur plein de boîtes. Puis j'avoue qu'on est beaucoup d'artisans à discuter de solvabilité, à se dire mon comptable, bah ouais, il me disait ça, [passage anonymisé] il fait plus ça, il fait ça et machin, etc. [passage anonymisé] ça peut être pas mal.
Conseiller: Ouais, complètement. OK, on fait comme ça, pas de souci.
Appelant: OK, [passage anonymisé] fait.
Conseiller: Et ben, [passage anonymisé]
Appelant: [passage anonymisé] ouais, c'est ça.
Conseiller: Et ben parfait, [passage anonymisé] pour bloquer ça dans l'agenda. Et comme ça, après, [passage anonymisé]
Appelant: Parfait, merci beaucoup.
Conseiller: Parfait, très bonne journée.
Appelant: Merci, vous aussi, au revoir.
Conseiller: Au revoir.

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