Par où commencer
- Rechercher les pièces de vente ou de mise au rebut.
- Utiliser en premier les documents disponibles dans ces deux ensembles (documents de cession, factures d’achat d’origine) pour cibler la demande de pièces.
- Inscrire la période couverte par chaque duplicata, son origine et les lignes qu’il permet de rapprocher.
Choisir le bon duplicata
Deux équipements de même modèle peuvent figurer dans le registre. Un numéro de série ou une référence d’achat aide à désigner le bien réellement cédé. La recherche doit aboutir à une pièce qui permet d’identifier l’opération. Une seconde copie du même justificatif ne résout pas forcément le point ouvert.
Vérifier ce que la pièce retrouvée prouve
Pour chaque sortie documentée, associez la fiche du bien, la pièce d’origine et le document de cession ou de mise au rebut. Notez dans votre inventaire ce que le document confirme, la période couverte et ce qui reste impossible à établir. Conservez le nom de l’interlocuteur habilité à fournir la pièce suivante.
Préparer la recherche avec le cabinet
Pour répartir les relances, détaillez les biens sortis, les registres disponibles et les immobilisations dépourvues de référence individuelle. Séparez les documents demandés mais pas encore reçus de ceux dont le détenteur est inconnu. Le cabinet pourra préciser qui poursuit chaque recherche.
Un point de comparaison tiré des appels
Un projet existe déjà. La reprise porte d’abord sur les réserves ou contrôles encore ouverts avant la remise des comptes définitifs. Ce cas documente la demande formulée pendant l’appel. La fiche ci-dessus propose une méthode que vous pouvez appliquer à votre propre dossier.
Comment avancer quand une pièce reste introuvable ?
Conservez la demande et la réponse reçue. Indiquez au cabinet les rapprochements possibles à partir des pièces disponibles, en précisant quelle pièce permettrait de vérifier l’identifiant du bien dans le registre.