Par où commencer
- Conserver une copie datée du suivi existant avant toute reprise et relever sa période de couverture.
- Identifier pour chaque mouvement son auteur, son objet et son remboursement éventuel.
- Examiner séparément les transferts entre associés confondus avec des opérations de la société. Conserver la référence des lignes déjà traitées pour éviter une nouvelle saisie.
Comparer une ligne de saisie à sa source
Ouvrez un suivi par associé et conservez la preuve de la dépense ou de l’avance derrière chaque mouvement. Choisissez une opération déjà marquée comme traitée. Comparez la pièce, la référence et la date avec l’export existant, puis consignez l’écart exact.
Un exemple d’écart à examiner
Un virement d’associé et une facture de la société réglée personnellement peuvent tous deux participer à l’explication du solde. Le second mouvement peut être invisible sur le compte bancaire de la société. Cette distinction sert de test sur le travail existant. Si le contrôle passe, gardez la correspondance et passez aux seules lignes restées ambiguës.
Chiffrer le reste à faire
Indiquez dans l’état de reprise les associés, les remboursements et les exercices sur lesquels les avances se sont accumulées. Ajoutez le nombre de lignes contrôlées sur un mois témoin et le nombre de lignes qui ont demandé une recherche. Le cabinet disposera d’un point de départ concret pour estimer la suite.
Un point de comparaison tiré des appels
La question porte sur les apports des associés et les pièces à retrouver. Une ligne de banque ne suffit pas toujours à expliquer à quoi correspond un mouvement. Ce cas documente la demande formulée pendant l’appel. La fiche ci-dessus propose une méthode que vous pouvez appliquer à votre propre dossier.
Comment savoir ce qui reste à traiter ?
Marquez chaque ligne comme vérifiée, à documenter ou à reprendre. Utilisez la personne à l’origine de chaque mouvement pour rattacher le contrôle à une pièce identifiable et transmettez uniquement les écarts encore ouverts.